Ocho principios para una gestión del cambio eficaz en la cadena de suministro

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A menudo, la implementación de cambios en la cadena de suministro presenta fallas. ¿Por qué son tan difíciles los cambios?

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Tecnologías para convertir datos físicos a digitales

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Hoy aún se ponen en práctica métodos rudimentarios para llevar datos del papel a los sistemas informáticos, comenzando desde la concentración de un archivo general, siguiendo con la captura manual o el escaneo simple de documentos, lo que conlleva a pérdida de información por la legibilidad de los documentos, errores de indexación y un largo margen de tiempo para acceder y hacer uso de ellos.

En consecuencia, las empresas están ocupando sólo un 0.5% de la información de la que disponen. Dar inteligencia a la información, brindar acceso inmediato a ella e integrarla en tiempo real a un flujo de trabajo, requiere convertir datos físicos a digitales, lo cual sólo se puede lograr con el análisis correcto de la información a procesar.  

Pasos para digitalizar documentos

  • Criticidad de la información

El paso uno es identificar que información es la que vamos a procesar, conocer el origen y su finalidad dentro del flujo de trabajo. Si los datos que tenemos en papel no son necesarios para avanzar en un proceso, una captura de imagen del documento es suficiente para tener una evidencia o un registro, pero ¿qué sucede si un documento con un número de folio, datos personales o códigos de barras o QR son requeridos para iniciar un proceso?

La solución más adecuada para convertir datos físicos a digitales donde probablemente se está estancando un proceso que bien podría ser automatizado, está en un escáner dedicado donde la calidad de la imagen es crucial para asegurar la precisión de los datos en el momento de la extracción, indexación y posterior consulta, resultado que es posible a través de funciones como la lectura de códigos de barras, mejoramiento de imagen, que de manera interna permite obtener una imagen nítida corrigiendo automáticamente defectos en el papel y entregando la mejor versión del documento digitalizado.

Otra gran ventaja que se obtiene es que no es necesario invertir de manera adicional en productos para garantizar calidad y análisis de documentos, de manera nativa los escáneres dedicados, tienen la capacidad de mejorar los documentos, leer códigos y estructurar la información de manera correcta para el flujo de trabajo al que serán destinados.

  • Origen y tipo de documentos

Otro factor fundamental es el origen y el tipo de documentos a digitalizar. A diferencia de otras tecnologías que sólo permiten un tipo de papel, grosores o dimensiones, los escáneres dedicados a través de la alimentación activa y algunos accesorios como camas planas, digitalizan con la justa intervención manual del proceso, tales como identificaciones, tarjetas rígidas o incluso folders o pasaportes, situaciones comunes por ejemplo en puntos de atención al cliente en instituciones financieras u oficinas de atención a ciudadanos en instancias gubernamentales.

El resultado final de un documento procesado en un escáner dedicado tiene la ventaja de entregar un documento con las condiciones ideales para su lectura y análisis, sin comprometer o poner en riesgo su almacenamiento ya que es posible aplicar procesos de compresión y disminuir en gran medida su tamaño sin afectar su calidad.

  • Volumen de documentos e inmediatez

Ésta es una métrica sencilla. Cuando el volumen de documentos diarios es menor a 50 páginas y la información no se precisa en tiempo real en un sistema para su gestión, un equipo multifuncional es suficiente. Se estima que escanear 10 páginas usando un equipo multifunción es de al menos 67 segundos versus 17 segundos que se toma un escáner dedicado de escritorio.

Esta velocidad de procesamiento puede significar una experiencia idónea del cliente en un proceso de solicitud de un crédito la una sucursal financiera. Pero no sólo se limita a ello, los escáneres dedicados están pensados también para satisfacer volúmenes incluso de hasta 10,000 hojas por día con equipos de producción para fines de digitalización de archivos históricos, que bien podrían emplearse en sectores de gobierno y salud hablando de expedientes clínicos.

  • Software e integración con aplicaciones

Por último, el análisis del recorrido de esos datos para integrarse a los sistemas del negocio y llegar a los colaboradores que la necesitan, es clave para la elección de las necesidades de software. Un escáner dedicado nos permite alcanzar la automatización de un proceso de diversas maneras, por ejemplo, a través de herramientas que permiten personalizar la experiencia de uso para tareas repetitivas o periódicas.

Este escenario lo podemos visualizar en una entidad bancaria donde existen procesos diferentes y perfectamente claros para la aprobación de crédito hipotecario o el de la emisión de una tarjeta de crédito, los cuales reciben diferente documentación, diferentes campos y es enviada a diferentes personas para la continuación del procesos y aprobación de dichos instrumentos financieros.

A modo de conclusión, se destaca que la digitalización, automatización y optimización de flujos de trabajo de documentos se expresan en beneficios palpables que reducen hasta en 35% los costos de operación de una oficina, disminuyen hasta un 42% el empleo de papel y evita hasta en 52% los errores humanos, mejorando la productividad al digitalizar más rápidamente con menos intervención de personal y en menor tiempo.

Digitalizar no es lo mismo que escaneary por ello desarrolla soluciones integrales de hardware, software y servicios que permiten a usuarios y empresas ser más efectivas al momento de dar paso a su transformación de digital y garantizar el éxito en su proceso de negocio.

Por Alaris, una empresa de Kodak Alaris

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Las claves del “smart working” que atrae a los millennials

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El teletrabajo, que arrancó tímidamente a principios de este siglo, hoy evoluciona de la mano de los millennials hacia el “smart working”: no importa dónde se encuentre uno, la premisa es cumplir los objetivos.

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Ocho consejos del Manchester City para la gestión de equipos de trabajo

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Manchester City es mucho más que un equipo de fútbol. Tiene cientos de expertos fuera del campo de juego que ayudan a conducir y dar forma al éxito del club. Al hablar con los miembros del equipo ejecutivo de Manchester City, Hays obtuvo valiosos conocimientos sobre lo que se necesita para tener éxito en el campo.

Hays y Manchester City destacan ocho recomendaciones para quienes dirigen empresas y equipos de trabajo:

1. Compartir conocimientos con tus colegas.

El Director de Operaciones de Manchester City, Danny Wilson, destacó la ventaja que tuvo al aprender de sus colegas: “Cuando empecé a trabajar en el club Manchester City en 1999, formé parte de un pequeño equipo con diferentes niveles de experiencia. Compartir ideas y utilizar diferentes enfoques entre todos fue fundamental en ese momento”.

2. Tener la habilidad para adaptarse.

Omar Berrada, también Director de Operaciones de Manchester City, señaló las habilidades que considera más importantes al momento de contratar: “Estamos en una industria que avanza rápidamente y queremos evolucionar y desarrollarnos constantemente. De ahí que habilidades como la capacidad para adaptarse al cambio y aceptar nuevas tendencias y culturas son realmente importantes”.

3. Encontrar colaboradores con la cultura adecuada.

Danny Wilson es muy específico cuando evalúa a un candidato para unirse al equipo: “Cuando busco reclutar personas en este negocio y en nuestro equipo, uno de los factores más importantes para mí es asegurarme que sean jugadores de equipo y que compartan los valores del club. Encontrar personas que quieran un desafío, que tengan entusiasmo por el rol y el deseo de ayudar a impulsar el negocio es también una necesidad”.

4. Aprender nuevas habilidades.

Jason Wilcox, Director de la Academia, habló sobre la importancia de desarrollarse continuamente a lo largo de su carrera: “Estar abierto a aprender cosas nuevas es vital. Salir de la zona de confort a diario es algo que aliento en todo el personal de la Academia. No creo que debamos tener miedo de probar algo nuevo”.

5. Mantener una mente abierta

Cuando se le preguntó a Omar Berrada qué toma en cuenta para seleccionar a nuevos colaboradores, apuntó: “Cuando reclutamos nuevos talentos para nuestra organización, nos fijamos en lo que pueden aportar a la organización en función de sus habilidades y experiencia, y restar importancia a la industria de la que provienen”.

6. Ser un auténtico líder.

Jason Wilcox mencionó las cualidades de liderazgo más importantes: “Tienes que ser auténtico. Si tienes el respeto de tu equipo, ellos creerán en ti como persona”.

7. Asegurar una planificación de sucesión.

Cuando se le preguntó a Jason Wilcox sobre la gestión de su equipo de trabajo, dijo: “Mi trabajo como líder es crear y desarrollar el próximo grupo de líderes”.

8. Mejorar a tu equipo

Danny Wilson detalló cómo Manchester City se asegura de que sus empleados aprendan nuevas habilidades: “Hay varias formas de trabajar con el equipo para mejorar sus habilidades. Involucrarlos en reuniones, permitirles trabajar de manera multifuncional con colegas de toda la organización y exponerlos a diferentes ideas y flujos de trabajo ayuda a desarrollar su comprensión del negocio a mayor escala”.

Y cuando se le preguntó qué es lo que hace que un buen líder, Omar Berrada destacó: “Las tres cualidades y habilidades principales que un líder debe tener es una visión clara, predicar con el ejemplo y ser colaborativo. Creo que un líder debería estar a la vanguardia de lo que el equipo está tratando de lograr”.

Alistair Cox, Director General de Hays agregó: “Para ser un buen líder, necesitas ser más que el corredor más rápido o el mejor pensador estratégico, debes ser mentalmente fuerte. Esto es vital para tomar las decisiones correctas cuando hay presión, aprender del fracaso y recuperarse de las críticas”.

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Dispositivos IoT, ¿el Caballo de Troya de nuestros tiempos?

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¿Por qué los dispositivos de Internet de las Cosas (IoT) son el Caballo de Troya de nuestros tiempos y por qué nadie habla sobre ello? Supongamos que el vendedor más honesto del mundo quiere vender soluciones IoT a una empresa mediana, quizás algo del sector de Mantenimiento Inteligente o quizás dispositivos IoT independientes.

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