Cinco pasos para agilizar el metabolismo de su empresa

Autor: José Luis Becerra Pozas
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El término agilidad se ha presentado a menudo como la panacea para muchos de los problemas corporativos, incluyendo la solución para superar la rigidez operacional. Muchas organizaciones “rígidas” siguen utilizando sistemas del siglo pasado basados en órdenes y controles que discurren de arriba abajo en la jerarquía, con complejos procesos de gobernanza y herramientas que refuerzan el cumplimiento frente a la creatividad y la capacitación.

Otras compañías han empezado a ser ágiles y a abrazar la agilidad sin un consenso claro sobre su definición y sobre la forma en la que puede ayudarles a tener éxito al paso rápido propio del siglo XXI.

Afrontémoslo. La agilidad se ha convertido en un término de moda, como ocurrió con la palabra sinergia. Personalmente, no me preocupa si algo se denomina Agile o no. Lo que me preocupa es que se apliquen los conceptos lean tales como examinar, adaptar o limitar el trabajo en proceso y eliminar lo innecesario. Me preocupa cómo impulsar las mejores prácticas en el desarrollo de productos para acelerar la capacidad de respuesta al mercado, incrementando lo que he denominado “metabolismo organizacional”.

¿Qué es el metabolismo organizacional? En la naturaleza, se refiere a los procesos químicos que se suceden en los organismos en virtud de los cuales convierten alimento en energía y eliminan lo sobrante. En la empresa, se puede traducir como el sistema que transforma activos, incluyendo dinero, recursos humanos y tiempo en valor para el cliente, minimizando los costes innecesarios (como la burocracia).

La práctica existente de trabajar más duro que la competencia no reducirá estos costos. Nos enfrentamos a una nueva realidad en la que los clientes esperan actualizaciones e innovaciones continuas sobre aquello que quieren o necesitan, especialmente en el terreno de lo digital.

Con el objetivo de mantener el paso y ponerse a la cabeza, las organizaciones necesitan activar su metabolismo lento para que funcione al ritmo de los negocios del siglo XXI, y proporcione valor rápidamente. Para hacerlo, tienen que desarrollar las herramientas, procesos y recursos humanos que aceleran el metabolismo dentro de sus compañías. Si no adoptan una nueva manera de trabajar, las compañías perderán la oportunidad de mercado mientras que sus competidores pasarán a liderar la carrera, permitiendo que los consumidores exploren alternativas.

Aquí van cinco consejos para inspirar la transformación ágil de aquellas compañías que se sientan preparadas para evolucionar hacia una nueva forma de trabajar:

  1. Mantenga una visión clara y aspiracional  

Tener resultados claramente definidos –tanto para su negocio como para la transformación ágil de su empresa– es vital porque una mentalidad ágil significa estar cómodo con el cambio.

Mientras que las tareas y tácticas pueden cambiar, la visión última debe permanecer como el verdadero Norte. Cada compañía es diferente, pero es necesario tener una imagen clara de sus objetivos generales y del resultado deseado: ¿Cuál es el resultado que persigo y qué estoy pidiendo que haga el personal? Una visión clara ayudará a guiar las prácticas que han de ser implementadas a medida que se producen cambios en el mercado externo y en las operaciones internas.

  1. Tenga en cuenta la cultura corporativa

Para atraer y retener a los mejores, debe crear un entorno en el que puedan prosperar. Un entorno propicio es aquel en el que los empleados están motivados, capacitados, y siguen las mejores prácticas para ofrecer valor. Los líderes tienen que preguntarse: ¿Cómo estoy ayudando a mi primera línea de fuego? Ellos son los puntos de escucha, los que están en relación con los clientes. Fortalecer esta primera línea hace que sea más sencillo para las organizaciones ser sensibles al cambio y adaptarse a él.

Las organizaciones en las que el control viene de arriba terminan convirtiéndose en dinosaurios, mientras que aquellas que adoptan los cambios culturales y fortalecen su primera línea, cuentan con una retroalimentación productiva que les permite tener éxito. Además, los líderes deben dar ejemplo. Demasiado a menudo los líderes esperan que sus empleados adopten prácticas ágiles sin cambiar ellos sus propios comportamientos.

  1. Repiense sus procesos  

Muchos de los procesos y sistemas que utilizamos en las empresas fueron creados hace décadas, en la época de la automatización de procesos de negocio estándar. Pero esos procesos se construyeron adaptando procesos de fabricación de objetos físicos en grandes cantidades. A medida que las organizaciones mejoran sus metabolismos organizacionales, los líderes han de repensar qué procesos y sistemas que provienen del siglo pasado no sirven para ofrecer la rapidez de respuesta que se requiere hoy.

El entorno de trabajo actual no sólo necesita procesos para gobernanza y cumplimiento, sino también para el personal y su capacitación, en la forma y manera en las que se trabaja hoy en día.

  1. Encuentre las herramientas adecuadas  

Las herramientas adecuadas le ayudarán a ampliar su liderazgo y visión, eliminando la fricción que a menudo dificulta la transformación. Las herramientas refuerzan los procesos y comportamientos correctos, cuantifican los resultados deseados y ayudan a los equipos a hacer los ajustes necesarios. Incluso la compañía más moderna del planeta tendría un metabolismo lento si utilizase herramientas y sistemas anticuados.

Tanto si se trata de una plataforma de desarrollo de software como de un sistema interno para dar de alta las horas de trabajo o una nueva aplicación de colaboración, las herramientas modernas deben reducir el trabajo, no generar más.

  1. Esté abierto a fallar (léase: aprenda y adáptese)

Los empleados no deberían sentir que pueden perder su trabajo si corren un riesgo de forma inteligente y fallan. Esto parece obvio, sin embargo, no es así en la mayoría de las compañías. Las fallas son inevitables cuando se está cambiando la cultura, los procesos y la estructura de una organización, esta es la base de la innovación.

En las empresas modernas se deberían fomentar los riesgos calculados. Lo importante es aprender de esos errores para ser más inteligentes. Probar y aprender, no la perfección, es el nuevo mantra.

Acelerar el metabolismo de nuestra organización requiere de disciplina para examinar el sistema completo, de la misma manera que un atleta profesional ajusta lo que come, cómo entrena, sus objetivos o su actitud para situarse entre los mejores. Estos atletas no corren sobre el mismo sitio, sino que buscan continuamente mejoras y se entrenan de forma activa, implementando las prácticas que les llevarán a cruzar la meta en primer lugar.

De la misma forma, las compañías han de esforzarse para mejorar continuamente. La transformación es un paso difícil, pero vital en el mercado actual. Aunque no resulte fácil, si las compañías, los equipos y los propios individuos hacen el esfuerzo estarán en mejor posición para competir y ofrecer valor a los clientes.

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La autora de este artículo, Emi Rodríguez, es Solution Account Director de Agile Management en CA Technologies Iberia.

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