Cinco pasos para construir la oficina digital en un futuro próximo

Autor: Mireya Cortés
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Hoy entendemos el lugar de trabajo como un lugar y un dispositivo. Pero en el futuro, será literalmente cualquier cosa que pueda personalizarse. Se basará en el “yo” como individuo y permitirá la flexibilidad de cuándo, dónde y cómo laborar. El lugar de trabajo del 2025 es inteligente: debe ser capaz de entender todas las preferencias implícitas y formas de trabajar, por ejemplo, asegurando que el usuario realmente es la persona quien dice ser. También es natural: si se prefiere hablar en lugar de escribir, el lugar de trabajo del futuro también lo va a hacer posible.

Entonces este es el mundo laboral inteligente al que nos dirigimos. Pero, ¿qué pueden hacer las empresas para empezar este camino y maximizar todos sus beneficios?

Para visualizarlo, Fujitsu cuenta con varios casos de estudio. Uno de ellos es el Royal Bank of Scotland (RBS), que ya ha implementado varias innovaciones al respecto. Esta organización es ágil, innovadora y progresista, además de ser una de las figuras más antiguas del sector financiero. Su Jefe de Oficina Digital, Steve Wood, estuvo en el evento Fujitsu Fórum 2017 el pasado mes de noviembre para compartir cómo la compañía se está transformando.

Aquí se mencionan los cinco pasos principales para la Oficina Digital:

1) Centrarse en la experiencia de los empleados para beneficiar al cliente

RBS, como organización, se centra 100% en la experiencia del cliente, lo que significa asegurarse de que los empleados también tengan la mejor experiencia posible (ya que obviamente los empleados frustrados no pueden ofrecer su máximo potencial). Hoy en día, los colaboradores invierten una gran cantidad de tiempo usando tecnología, las herramientas de TI son una prioridad para garantizar una vida laboral satisfactoria.

RBS descubrió que 87% de las veces, los clientes que interactúan con el banco no hablan con una persona. La aplicación de RBS, por ejemplo, es una plataforma que los clientes han estado utilizando, en lugar de una interacción cara a cara. Y ha resultado muy exitosa. Por lo tanto, la fortaleza de RBS es que puede proporcionar a sus clientes una experiencia de usuario atractiva a través de la tecnología. La pregunta es: ¿Puedes ofrecer lo mismo a los empleados?

2) Desarrollar una cultura de personas y tecnología

Según Steve Wood, RBS está avanzando hacia este objetivo, brindando una experiencia de empleado optimizada. El personal tiene el control de sus propias prácticas de trabajo al permitirles usar cualquier dispositivo en las redes corporativas. Y enfatiza primero el celular, en gran parte porque la gente que recluta y retiene a RBS está acostumbrada a la experiencia móvil.

Se trata de crear un entorno donde los colaboradores sientan que sus necesidades tecnológicas y preferencias laborales son compatibles. Se basa en el concepto de personalización. Esta idea se focaliza en desarrollar una cultura donde las personas puedan aportar a la organización corporativa, cuando ven una oportunidad constructiva de hacer las cosas de manera diferente. Es ahí donde sucede el crecimiento. “Si hacemos que la propuesta de las personas sea correcta y la cultura se alinee con nuestra tecnología”, señaló Steve, “será perfecto”.

3) Inspirar el trabajo digital a través de las generaciones

Actualmente, existe un gran rango generacional que se encuentra en el lugar de trabajo, desde la Gen Z y Millennials hasta los Baby Boomers. Steve comentó que recientemente habló con algunos graduados que le dijeron que ya no usan una marca de tecnología en particular. Si bien esto puede parecer una tendencia difícil de concretar, es importante escuchar, ya que las compañías tienen que mantenerse al día de las necesidades de los más jóvenes para atraerlos y retenerlos.

Por eso, RBS está trabajando con organizaciones comunitarias como escuelas, donde ha establecido clubes de código enseñando a los niños cómo codificar. Este tipo de iniciativas son esenciales si se quiere mantener la competitividad en el mercado.

4) Construir la oficina de la próxima generación

Steve recurrió a considerar las formas prácticas en que RBS ha impulsado la transformación digital en su propia organización. Sus oficinas no cuentan con despachos cerrados. Los empleados se levantan, sacan un Chromebook del estante y comienzan a trabajar. Inicialmente, esto fue impulsado para reducir costos: sin la necesidad de proporcionar hardware. Pero los trabajadores ahora aprecian los beneficios de productividad que aporta.

Steve también explicó que hay un componente social en los movimientos de RBS hacia una Oficina Digital. Ha sido una de las primeras compañías en pilotar Workplace by Facebook, esencialmente una red social para empresas. Aproximadamente, 70,000 compañeros lo usan por una variedad de razones, desde hacer una pregunta sobre el permiso de vacaciones hasta planificar reuniones después del trabajo.

El CEO de RBS, Ross McEwan, lo utilizó recientemente para transmitir un video en vivo para los empleados. El banco también emplea la autoayuda de AI, para el servicio de soporte de TI y recursos humanos. Se puede aplicar el AI para informar cuándo es el día de pago, por ejemplo.

5) La experiencia del usuario siempre es el rey

Como reflexión final, las personas deberían ser el corazón de cualquier organización. Se trata de la experiencia que entregamos para el usuario final. Esta es una ideología que aplicamos en Fujitsu y que RBS, claramente, ha logrado implementar con gran éxito. Por esta razón, RBS es un excelente caso de estudio para cualquier organización que desee hacer que la transformación digital funcione para ellos.

Ramanan Ramakrishna, Fujitsu’s Head of Service Innovation & Portfolio

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