Cloud ERP: La alternativa para alojar lo propio

Autor: Mireya Cortés
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Una de las primeras tareas que se le encargó a Tom Doria cuando fue incorporado como CIO de SeneGence International a fines del año pasado, fue evaluar los servicios de nube para ERP. El fabricante mundial y la compañía multinivel de marketing de cosméticos para mujeres está experimentando un gran crecimiento y su plataforma no podía igualar el ritmo necesario para que la empresa siga siendo competitiva, anotó Doria.

“Hemos estado usando un paquete ERP que fue diseñado más para un pequeño o mediano mercado de negocio, y que no tenía la capacidad de extensibilidad y escalabilidad que hemos estado buscando para ejecutar una empresa Fortune 500″, añadió.

Doria está a punto de evaluar a “todos los principales actores” en el espacio de ERP, pero no tiene duda de que la nube es el futuro hogar de las principales aplicaciones empresariales de SeneGence.

De hecho, mientras continua su investigación, como paso intermedio, Doria ya ha mudado todos los procesos de Acumatica ERP de la empresa a Microsoft Azure, para lo que él llama “escalabilidad y supervivencia”.

Una migración total no será un proceso rápido y fácil. “Implementar un paquete ERP no es un viaje instantáneo, sino que toma doce meses o más”. Sin embargo, Doria está convencido de que valdrá la pena y será una panacea para ayudar a SeneGence a satisfacer las necesidades de un negocio de gran volumen que funciona 24/7/365.

Momentum para el crecimiento de ERP en la nube
SeneGence no está sola. De acuerdo con PwC, para el 2020, la norma organizacional serán los entornos híbridos de ERP, donde se implementará una combinación de modelos locales y basados en la nube.

Gartner proyectó que al menos la mitad de las grandes empresas implementarán de manera exitosa una estrategia de software como servicio para el 2025, y ejecutarán sus sistemas de ERP centrales en la nube.

Las razones reflejan la razón por la cual otras cargas de trabajo y aplicaciones están siendo movidas constantemente en la nube: escalabilidad, confiabilidad, elasticidad y ahorro de costos, por nombrar algunos. Los líderes de TI dicen que mantener el hardware, el software y la infraestructura ya no es una parte esencial de su negocio, y liberar recursos de TI permite al personal jugar un papel estratégico en ayudar a sus organizaciones a ser innovadoras y competitivas.

“Los negocios necesitan pensar diferente a como lo hacían hace veinte años”, explica Michael Guay, director de investigación de la estrategia de ERP en Gartner. Cuando se trata de decidir si mover un sistema ERP a la nube o mantenerlo en las instalaciones, Guay le dice a los clientes que necesitan encontrar un equilibrio entre “la funcionalidad que recibo y qué tan buen ajuste es, en lugar de ir con lo mejor de lo mejor, lo que haría mi vida más complicada, porque significa más vendedores y más productos en la mezcla.

No es una proposición cualquiera, añadió. “La razón por la que mucha gente estaba insatisfecha con sus sistemas ERP era porque la decisión no era si ‘debía comprar de uno o dos vendedores’ -si fuera una tienda de Oracle que compró en Oracle. A menudo, eso significaba que tenía una aplicación funcional que no se adaptaba a las necesidades del negocio, por lo que tenía que personalizar una solución, y eso lo conduce por un camino muy malo”.

Por el contrario, la mayoría de los proveedores de nube le permiten extender una suite sin tener que modificar el código, añadió Guay.

Los sistemas de recursos humanos, por ejemplo, son un ajuste natural para la nube porque no se necesita una gran cantidad de integración para que puedan trabajar con otros sistemas, anotó. En ese caso, una organización puede optar por comprar sus sistemas financieros y de recursos humanos del mismo proveedor. Es importante mirar la funcionalidad que proporcionan los sistemas y determinar si es que tienen tanto flujo de datos entre ellos que tiene sentido obtener los componentes del mismo proveedor, o si pueden comprar sistemas independientes, agregó.

Los pormenores de la migración ERP de la nube
La decisión de migrar fuera de las instalaciones fue clara para la Autoridad de Turismo de San Diego, que ha estado usando el sistema ERP básico de Oracle por los últimos 10 años. Para el 2016, el sistema necesitaba una actualización, pero la organización sin fines de lucro no tenía la plata, señaló Isabel Sauerbrey, vicepresidenta de tecnología de la información y tecnología en la autoridad de turismo.

Al mismo tiempo, Sauerbrey tenía la tarea de eliminar 200 mil dólares de su presupuesto operativo. Después de mirar los sistemas de una serie de proveedores, la autoridad de turismo optó por migrar a Oracle Cloud. “Entre servidores y hosting, fue mucho más barato ir a la nube que lo que tenía”, indicó. “Así que realmente fue un beneficio económico para nosotros”.

La autoridad de turismo estaba usando Sitecore para su sitio web, que estaba integrado con el sistema de CRM Simpleview y TI también había hecho algunas personalizaciones. El sistema era alojado por un proveedor de servicios gestionados, porque no tenían la infraestructura para administrarlos internamente, señaló.

“Decidimos que todo lo relacionado con las finanzas lo trasladaríamos a la nube, e integraríamos datos entre la página web o el sistema CRM con el sistema ERP de Oracle, usando APIs de Oracle”, explica. Al mismo tiempo, TI hizo una limpieza importante. “Después de diez años teníamos un montón de cosas que creíamos que necesitábamos, pero en realidad no; y fuimos capaces de simplificar muchos procesos”, anota Sauerbrey. “Fue un gran proyecto. El traslado a la nube fue probablemente la parte más sencilla”.

La parte más difícil fue darse cuenta qué datos eliminar, y desmantelar un sitio web masivo en un esfuerzo por simplificarlo conservando solo los componentes más importantes, indicó. “Cortamos muchas de las personalizaciones que hacemos y que estaban en el sitio web y las características de CRM”.

El proceso de migración tomó entre cinco y seis meses, y Saeurbrey dijo que no hubo sorpresas en el camino. “No sabía qué esperar, pero para ser honesto, fue mejor de lo que yo esperara. Estaba preocupado por Oracle Financials, porque la nube era un producto nuevo para nosotros”.

Sin embargo, Sauerbrey pronto se dio cuenta que el sistema era amigable para el usuario, y afirmó que fue fácil conseguir la transición del personal. “Invertí un montón de tiempo con los usuarios para asegurar que estuvieran cómodos, escucharlos y hacer que todos sus requerimientos fueran cumplidos. Por todo esto, en el momento que empezó a funcionar estaban muy familiarizados con el producto”.

La capacidad para eliminar algunas de estas licencias y servicios externos que TI estaba usando ayudó a que Sauerbrey alcanzara los 200 mil dólares en recortes del presupuesto. Las actualizaciones del sistema son gratuitas, señaló, algo que la autoridad de turismo no podía hacer antes. “Es una gran cosa para nosotros, porque ahora tengo un acceso más rápido a las nuevas características”, añadió.

Liberando recursos valiosos de TI
El acceso a las últimas y mejores tecnologías también atrajo la atención del Wellesley College, que está usando Workday Financial Management, Workday HCM y Workday Student.

Cuando Ravi Ravishanker, CIO y director adjunto, llegó a la universidad hace más de seis años, “el panorama de la tecnología no era una de alto nivel”, recordó. “Uno de los principales temas recurrentes era la necesidad de algo nuevo”. Wellesley College estaba usando el sistema de información de Ellucian Banner, que “era percibido como uno que no estaba sirviendo a la comunidad”. Tener acceso a datos era engorroso, por la manera en la que el sistema estaba configurado originalmente -hace unos 25 años. “No era la culpa del software”, señaló.

Como consecuencia, varios departamentos estaban saliendo y comprando nuevos sistemas, y no pensando en las implicaciones de seguridad de los datos, comentó Ravishanker.

Cuando llegó el momento de actualizar, “las opciones que tienes en ERP son limitadas, ya sea en la nube o localmente, para la educación superior”, señaló. Los principales actores, añadió, son PeopleSoft, Jenzabar, Banner y Workday. Ravishanker sintió que los tres primeros no serían capaces de satisfacer las necesidades de Wellesley, porque uno de sus principales objetivos estratégicos eran moverse a la nube “de la manera más agresiva posible”.

La razón, dijo, fue simple. “Creo que la contribución de TI a la institución es educar a mi clientela sobre cómo usar la tecnología para mejorar la enseñanza, el aprendizaje y la investigación, y las funciones administrativas -y no dirigir una pequeña empresa de tecnología. No le veo valor a ejecutar un centro de datos y servidores”.

Wellesley College escogió Workday en enero del 2016. “Los orígenes Banner y PeopleSoft, por ejemplo, se remontan a treinta años atrás o un poco menos, y es difícil tomar esos viejos software y cambiarlos radicalmente para adaptarlos a la nube”, explicó. Por el contrario, Workday evolucionó en la nube.

Migrar significó descargar la responsabilidad de las actualizaciones, mantener la infraestructura, el tiempo de actividad y la seguridad de la red. “Yo no tengo para ofrecer ese alto nivel de cuidado que estos sistemas requieren”, señaló. “Tenemos un pequeño grupo de personal y mantenerse al día con todos los cambios en términos de seguridad de datos se está volviendo cada vez más difícil”.

Así lo ve Rodney Nobles, director de información y de seguridad en Waukesha County Technical College, que ha migrado el sistema de ERP de Banner. “Ya no tenemos que preocuparnos de que nuestro personal mantenga en funcionamiento los sistemas importantes de la universidad, las copias de seguridad, los problemas y el tiempo de inactividad”. Aunque Nobles todavía se preocupa por las interrupciones, lo hace de una manera diferente. Ahora tengo una gran cantidad de talento en mis manos que posee mucho conocimiento que no tengo que mantener en casa, así como tampoco los recursos financieros para contratar”.

Los sistemas de recursos humanos, nóminas y beneficios del Wellesley College entraron en funcionamiento el primero de enero del 2017, y el sistema financiero, el primero de julio. La tercera etapa, el módulo de estudiante, va a ser migrado pronto.

Entre seis y ocho empleados de TI y un consultor han estado involucrados en “esta única gran iniciativa”, señaló. “Hasta ahora hay una gran satisfacción entre los estudiantes y el personal de la facultad”.

No ha habido problemas con la migración. De hecho, Ravishanker comentó que los usuarios han estado “gratamente sorprendidos por lo que podrían hacer”, como enviar informes de gastos desde un dispositivo móvil.

Cómo saber si el ERP de nube es adecuado para usted
Para aquellos que desean mantener sus sistemas de ERP en las instalaciones o moverlos a la nube, los líderes de TI sugieren que se de cuenta de lo que está buscando lograr, que entienda sus procesos y que escuche a los usuarios.

Los objetivos varían de organización a organización, “y mucho más importante que la tecnología es la noción de gestión del cambio, porque sin importar lo que haga, no todos en la institución van a estar felices y satisfechos”, comentó Ravishanker. “Por todo esto, tiene que entender realmente su cultura y trabajar con la gente que está emocionada sobre la migración, pero no se olvide de la gente que está preocupada y ansiosa”.

Los CIOs necesitan hacer su tarea y tomarse el tiempo para entender realmente lo que los proveedores ofrecen, añadió Doria. “Muchos de los grandes proveedores que han sido jugadores fuertes en el espacio empresarial, aún no han alcanzado la plena madurez en sus ofertas de servicios en la nube”, indicó. “A menudo, no existe una paridad completa entre sus soluciones empresariales heredadas y las nuevas implementaciones en la nube pública”.

Muchas de las capacidades promovidas por los equipos de venta siguen siendo artículos de la lista de deseos, añadió, y algunas plataformas pueden tener limitaciones geográficas, por lo que lo que se encuentra disponible en América del Norte puede no estarlo en Europa.

Doria dijo que es muy importante también conocer los planes de recuperación de desastres y de continuidad del negocio de los proveedores, y entender lo que quieren decir cuando hablan de disponibilidad, de sus acuerdos de nivel de servicios y del tipo de centros de datos que utilizan.

“Como CIO tiene que tomar una decisión consciente sobre si desea estar en un negocio de servicios de datos y crear lo que los grandes jugadores están haciendo, o enfocar su tiempo y atención, y sus escasos recursos en lo que es estratégico para el negocio”, anotó Doria. Seguir operando su propia infraestructura consumiría más tiempo y recursos de lo razonable y, distraería de las iniciativas tácticas y estratégicas que TI necesita hacer para avanzar en el negocio, añadió.

“La idea inicial sobre mudarse a la nube es por su ahorro de costos”, señaló. “La realidad es que no es el costo lo que me llevó a mirar a la nube, sino la escalabilidad y agilidad que viene con ella, y la capacidad de aprovechar la arquitectura madura que es compatible con ISO, y que satisfaría la continuidad de mi negocio y sus necesidades de seguridad”, finalizó.

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