Coupa: la conveniencia de tener una solución BSM única y unificada

Autor: Redacción CIO México
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Con experiencia probada en organizaciones de diversos sectores en México –como Grupo Bimbo, ITESM, Metalsa y Grupo Herdez, entre otras–, la empresa Coupa detalló su gama de servicios profesionales y de soluciones especializadas para los procesos de procurement, facturación, gastos y pagos, así como las aplicaciones que acompañan su propuesta.

Fundada en 2006 por Dave Stephens y Noah Eisner, dos ex empleados de Oracle, la empresa Coupa se creó en San Mateo, California (Silicon Valley), con el objetivo de ofrecer una solución unificada de procurement, término que engloba y hace referencia a los procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, la compra, el suministro, el pago y el control del gasto en productos y servicios (directos e indirectos) que se realiza entre proveedores y clientes.

“En aquel tiempo no existía una solución unificada de procurement, sino que había ‘pedazos de software’ repartidos por todo el planeta de lo que hoy conocemos como el segmento Business Spend Management (BSM)”, explicó Germán Lettieri, Vicepresidente de Coupa para Latinoamérica y el Caribe.

Fue por este motivo que en 2006 se lanzó la primera versión de Coupa eProcurement Express, y a partir de entonces esta compañía ha evolucionado y extendido su presencia en los cinco continentes, siendo México el primer país de Latinoamérica donde inició sus operaciones en 2015, superando ya los más de 1,000 clientes que usan la solución.

Germán Lettieri, Vicepresidente de Coupa para Latinoamérica y el Caribe.

“Hay dos términos que marcan nuestra propuesta de valor: a diferencia de las compañías que compiten con nosotros, Coupa ofrece una solución única y unificada, lo cual significa que es un motor de software de una sola pieza, y no varias soluciones integradas. Esta característica nos permite hacer implementaciones y entregar resultados muy rápido, en un término de 4 a 8 meses en promedio, dependiendo de la funcionalidad buscada y la cobertura geográfica pretendida por el cliente”, aseveró Lettieri.

Una plataforma integral, abierta y centrada en el usuario

El nombre de Coupa corresponde a las siglas de Comprehensive, Open, User-centric, Prescriptive, y Accelerated, lo cual determina que su plataforma integral y unificada ofrezca la posibilidad de potenciar todas las aplicaciones necesarias para la Gestión de Gastos del Negocio (Business Spend Management o BSM) a escala.

De acuerdo con el directivo, esta plataforma de gasto integral, abierta y centrada en el usuario le permite a éste tener visibilidad y controlar el 100% de su gasto.

Además, los clientes obtienen la usabilidad, flexibilidad y cumplimiento necesarios para el éxito de BSM en una plataforma en la nube altamente escalable, segura y disponible (ver esquema).

La implementación por configuración que ofrece BSM, dijo, permite una puesta en operación más rápida y una agilidad posterior para responder a los requisitos comerciales cambiantes.

“Además, el enfoque abierto de Coupa facilita la integración con ERPs, CRMs y sistemas financieros. Las integraciones estándar con otras soluciones disponibles en el mercado, así como con las APIs abiertas, hacen que la integración sea muy sencilla”, añadió Lettieri.

Su cartera de soluciones

El directivo describió así las principales característicasde la cartera de soluciones para BSM, que ofrece esta compañía:

Procurement: Cuando una empresa empodera a sus empleados a través de una única solución de software para adquirir todos los bienes y servicios, tanto directos como indirectos, logra una visibilidad, control y administración completa de su gasto en adquisiciones, al tiempo que le ahorra a sus empleados un tiempo valioso. De esta manera, Coupa Procurement aporta a las organizaciones:

  • La posibilidad de maximizar el ahorro mediante la gestión del gasto. “Para lo cual contamos con una comunidad muy grande de clientes que aportan mejores prácticas globales”.
  • Una mayor visibilidad y control del gasto.
  • Un control del presupuesto desde un único punto de análisis.
  • La detección anticipada o temprana de fraudes.
  • La liga entre contratos y compras.

Invoicing: El modulo para gestión de facturas Coupa Invoice automatiza el trabajo manual, elimina el papel y acorta los ciclos de respuesta, liberando a los equipos de las cuentas por pagar para agregar valor estratégico. Esta solución aporta:

  • Administracion de facturas en forma digital.
  • Múltiples fuentes de ingreso (papel, digital, portal, etc.).
  • Múltiples niveles de validación.
  • Realizar descuentos por pronto pago, por ejemplo.

Expenses: El módulo de gastos comerciales Coupa Expenses proporciona visibilidad y control, cumplimiento global y una experiencia de usuario para que las empresas puedan garantizar la precisión de los informes de gastos, reduzcan las fugas de gastos y realicen el pago a los empleados a tiempo. Esta solución tiene como características:

  • Ser una aplicación móvil.
  • Es un punto único para consultar los gastos que se aprueban después de que se generan.
  • Sugiere oportunidades de ahorro en categorías que se puedan negociar y pasar a ser categorías pre-aprobadas.
  • Permite la detección temprana de fraudes.

Pay: Es una solución para la gestión de pagos “todo en uno” que digitaliza completamente todo el proceso de pagos, sustituyendo así los procesos manuales y los sistemas dispares.De esta forma, Coupa Pay ofrece:

  • Una plataforma centralizada para visualizar todos los pagos.
  • Una plataforma doméstica e internacional.
  • Reconciliación de pagos centralizada.
  • Reducción de costos por transacción.
  • Manejo de tarjetas de crédito virtuales y cheques digitales
  • Descuentos por pronto pago.
  • Y reembolsos a los empleados minimizando gastos en fees.

La solución de Coupa también incluye las siguientes aplicaciones:

Spend Analysis: Con Coupa Spend Analysis el usuario obtiene un visión única para todos sus gastos, con la posibilidad de limpiar, unificar y categorizar  información a través de un motor de Inteligencia Artificial para así evaluar el rendimiento y obtener sugerencias sobre oportunidades de ahorro.

Strategic Sourcing: A  través de negociaciones electrónicas, permite a las empresas descubrir nuevas oportunidades de abastecimiento, consolidar su gasto, elegir los proveedores correctos y convertir los ahorros en papel en ahorros en efectivo con cada compra.

Contract Management: Proporciona control y eficiencia a sus procesos de gestión contractual en toda la empresa y los unifica con el gasto transaccional principal disminuyendo el gasto fuera de contrato.

Contingent Workforce: Brinda las capacidades avanzadas que necesitan las empresas para obtener y administrar trabajadores contingentes y servicios complejos a escala.

Supplier Management: Esta aplicación agiliza el manejo de la información de un proveedor, identifica el riesgo que representa este para su organización y proporciona alertas en tiempo real a la operación diaria antes de interactuar con este en una negociación, compra, pago, etc..

Todo lo anterior cuenta con el respaldo de un equipo de Ventas y Consultores de Negocios, así como personal de Marketing, Canales, atención Postventa e Implementación y Soporte Técnico multilingüe, señaló Lettieri. Destacó que la cartera de Coupa ofrece una estructura técnica simplificada con pocos puntos de integración con terceros, en tanto que la competencia tiene muchos más.

“El soporte tecnológico de nuestra plataforma es muy bajo, ya que todo es fácilmente configurable, hasta por los usuarios menos experimentados. Además, al ser agnósticos en materia de ERP, nos conectamos con la mayoría de los ERPs con integraciones ya predefinidas, y sistemas heredados mediante nuestras APIs y multiples métodos de conexión. Esto es posible, ya que se trata de una solución unificada y no una basada en múltiples soluciones integradas”, enfatizó el directivo.

Para más información ingresar a: www.coupa.com/es-LA/ o contactar a Jonathan Porta, Director Comercial, en jonathan.porta@coupa.com

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