Gestión de expedientes sin almacenamiento físico

Autor: Mireya Cortés
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Gerardo Daza, Gerente de Proyecto de Sistemas de Grupo Sports World.

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Gerardo Daza, Gerente de Proyecto de Sistemas de Grupo Sports World.

PROYECTO: SW Paperless.

DESCRIPCIÓN: El Grupo Sports World fue fundado en 1996 como una cadena de clubes deportivos familiares y ha tenido un notable crecimiento en nuestro país.

Tal crecimiento ha obligado a que las áreas del grupo cambien y mejoren muchas de sus políticas y procedimientos. Con el proyecto SW Paperless “hemos transformado la forma de gestionar y administrar los documentos que se generan por los trámites en las membresías de nuestros clientes”, explicó Gerardo Daza, Gerente de Proyecto de Sistemas del Grupo Sports World. “Antes imprimíamos y fotocopiábamos cualquier trámite administrativo. Hoy todo lo hacemos de forma digital a través de tabletas digitalizadoras de firmas y scanners”.

Agregó que los expedientes se administran en el sistema CRM que tiene la empresa, con lo cual “hemos aprovechado los espacios en nuestras sucursales que eran ocupados para bodegas de expedientes físicos”.

RESULTADOS/BENEFICIOS: De acuerdo con Daza, el proyecto SW Paperless ha  disminuido los costos de impresión en clubes al 50% (600,000 mxp). También se benefició la integridad de la información, así como las auditorías de los expedientes. “La administración de expedientes se simplificó y se eliminó el almacenamiento físico”.