Las 3 grandes preocupaciones de las áreas de TI empresariales

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El área de Tecnologías de Información (TI) está desbancando a las de Ventas, Operaciones y Finanzas (históricamente esenciales al ser las que sustentan al negocio), porque actualmente todos los tipos de empresas están enfocadas en alcanzar su transformación digital.

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Menos riesgos económicos por tiempos muertos: Armando Méndez Hernández, IT Manager de Kiekert de México

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CIO100 Continuidad del Negocio y Seguridad

PROYECTO: Eliminación de riesgos y ampliación de disponibilidad Nivel III para el Data Center.

DESCRIPCIÓN: Entre los principales objetivos del departamento de TI de Kiekert de México, que encabeza Armando Méndez Hernández, está posicionarlo y mantenerlo como un departamento estratégico de la organización. “Comprometidos con la disponibilidad de las operaciones críticas de la organización y el riesgo latente por la vulnerabilidad del Data Center, se presentó y aprobó la implementación del proyecto de Disponibilidad Nivel III para el Data Center, apoyados por nuestro proveedor de servicios certificados por la International Computer Room Experts Association (ICREA)”, explicó Méndez Hernández. “Con este proyecto disminuiremos los riesgos económicos por tiempos muertos tanto en las líneas de producción propias como las de nuestros clientes”.

Con base en la Norma Internacional para la Construcción de Centros de Procesamiento de Datos del ICREA –que garantiza un 99.9% de disponibilidad del Data Center y representa la probabilidad de una caída anual de no más de 8.76 horas–, se configuró una redundancia que permite el mantenimiento al sistema sin suspender la carga. “Los equipos UPS (de las marcas EATON y APC by Schneider Electric) cuentan con ByPass de contingencia el cual permite proteger al equipo y dar mantenimiento a los UPS sin afectar la carga, así como redundancia en equipos UPS, distribución hacia la carga, y redundancia en equipo electrógeno que permite la continuidad de operación al presentarse cortes de energía prolongados”.

RESULTADOS/BENEFICIOS: Se dio cumplimiento a algunos de los objetivos estratégicos establecidos por la organización, como el denominado “Efficiency and Productivity”, al mantener disponibles todos los recursos informáticos que provee el departamento de TI a los más de 300 usuarios, tanto en sus puestos de trabajo en la oficina como en sus dispositivos móviles.

También se da cumplimiento al objetivo Global de TI de mantener todos los recursos de esta área disponibles y redundantes; se han reducido al mínimo los riesgos y las caídas de servicios de TI por fallas de energía eléctrica inesperada y/o programada; se cumplen las observaciones derivadas de las auditorías de sistemas ejercidas por los principales clientes de la industria automotriz, en las que destacan la importancia de contar con planes de recuperación de desastres y planes de continuidad del negocio, requisitos indispensables para la relación comercial. Asimismo, los paros de línea por indisponibilidad del ERP se han reducido al mínimo, concluyó Méndez Hernández.

Armando Méndez Hernández, IT Manager, Kiekert de México, en la entrega de los Premios CIO100 2016 - Décima Primera Edición.

Armando Méndez Hernández, IT Manager de Kiekert de México, en la entrega de los Premios CIO100 2016 – Décima Primera Edición.

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Inicia tus proyectos de TI con actitud eficiente

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“La actitud es una pequeña cosa
que hace una gran diferencia”: Churchill

15 añosSin duda todos conocemos mejores prácticas para que nuestras reuniones sean eficaces, eficientes y sobre todo productivas. Sin embargo, uno de los hitos más importantes de un proyecto es la reunión de inicio o arranque de proyecto (kickoff meeting). En este primer encuentro con el equipo y los involucrados (stakeholders) se establecen las bases determinantes para el desarrollo y éxito del proyecto, pero ¿por qué no iniciar con el pie derecho?.

Preparando la próxima reunión de kickoff de un importante proyecto, recordé muchas en las cuales he participado: algunas han sido breves, otras excesivamente largas, otras productivas y, lamentablemente, algunas con no muy buenos resultados. En ocasiones sólo se realizan por ser un requisito marcado en el plan de trabajo y hay que hacerlas así: leer rápidamente el acta de proyecto –si es que existe en ese momento– y dar por formalizado el arranque oficial.

¿Qué sucedió en esas reuniones?, ¿cuál era el objetivo?, ¿qué debería ser diferente? Luego de reflexionar acerca de la importancia de este hito clave, me he dispuesto a preparar una reunión diferente y he querido compartirla con ustedes: una reunión de arranque ideal con 100% de actitud.

Decía el poeta Horacio: “El que ha comenzado bien, está a la mitad de la obra”.

¡Qué importante es comenzar bien! Sabemos que los proyectos fallan por innumerables razones. Lo cierto es que entre más pronto “reaccionemos”, más fácil será rectificar el camino. Muy pocos proyectos hoy en día, (a pesar de toda la metodología, herramientas, mejores prácticas, las certificaciones como Project Manager Professional, etc.) pueden considerarse exitosos, concluidos según los alcances acordados y en el tiempo y costo especificado.

Entonces, ¿que hace falta?

Adicional a los pasos propios de cualquier reunión productiva como son definir y seguir la agenda respetando los tiempos; elegir tiempo, lugar, y herramientas adecuadas; tomar y compartir la minuta de acuerdos, deberíamos tener cuidado especial en algunos detalles.

La reunión de arranque debe ser el resultado de la planeación del proyecto. Es una oportunidad para comunicar nuestro objetivo y provocar en el equipo el interés por alcanzarlo. A continuación describo algunas recomendaciones para lograr una reunión con actitud al 100%:

Antes de la reunión

Además de preparar la agenda de la reunión, asegúrate de que los asistentes revisen la información que necesiten conocer en esta etapa de inicio, por ejemplo, los integrantes del equipo que estarán a cargo del proyecto, los antecedentes del mismo, informes recientes, etc.

Prepara las intervenciones clave. Lo ideal es que el facilitador de la reunión sea también el líder del proyecto, pero es significativo que tome la palabra el patrocinador del proyecto (sponsor), así como otros líderes en la organización, clientes o usuarios con quienes deberás coordinarte para cuidar tanto la forma como el fondo de sus participaciones. Recuerda que “es tan importante lo que se dice como el cómo se dice”. Motivar a las personas es un arte que se debe practicar. 

Durante la reunión

En esta reunión es aconsejable empoderar a los miembros del equipo y pedir su cooperación y apoyo. Es un momento propicio para motivar al equipo, identificar los posibles obstáculos y alinear expectativas.

Si es un equipo recién formado, será necesario hacer la presentación de los involucrados en el proyecto. Lo mejor es que ellos mismos se presenten mediante una guía preestablecida, poniendo en claro cuál será su papel y la manera como éste afectará el resultado del proyecto.

Se deberá presentar el proyecto, los objetivos, el alcance y los entregables, así como los posibles riesgos, el plan de comunicación y –aún más importante y en forma detallada– de qué forma el proyecto y su logro impactará a la organización, recalcando la importancia que tiene el mismo.

Cierre

El cierre de la reunión deberá tener mucha fuerza y ser emotivo. Agradeceremos al equipo su valiosa participación en el proyecto y se les preguntará a los asistentes ¿a qué se comprometen hoy con el equipo? Esto se hará sin forzar la participación de los integrantes, sino como un mero ejercicio de reflexión y compromiso, dando nosotros el ejemplo.

Los principales objetivos en una reunión de arranque de proyecto son:

  • Motivar, motivar, motivar.
  • Contagiar entusiasmo.
  • Crear un ambiente de confianza y compromiso.
  • Embeber la pasión en el equipo.
  • Generar sentido de pertenencia.
  • Empoderar y concientizar al equipo.
  • Exaltar los valores del equipo.

Una vez que se ha tomado en cuenta lo anterior, podrás evaluar el resultado de la reunión:

¿Se lograron los objetivos?, ¿las personas salieron motivadas?, ¿qué se puede mejorar?, ¿hubo alguna dificultad?

Documenta tus mejores prácticas. Yo llevaré a cabo estos pasos en mi próxima reunión y cuidaré que el ánimo se conserve a lo largo del proyecto. Y como todavía siguen frescas en la memoria las recientes competencias olímpicas, digamos: ¡en sus marcas… listos…!

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Estructura orientada a servicios rinde frutos en Fundación Rafael Dondé IAP: Gabriel Mario Catelli Camejo, CIO de la institución

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CIO100 2016 Alineación con el Negocio

PROYECTO: Migración hacia una arquitectura basada en servicios

DESCRIPCIÓN: Desde que inició actividades en 1905, la Fundación Rafael Dondé, Institución de Asistencia Privada sin fines de lucro, tiene como objetivo ayudar a los más necesitados a través de la educación.

El proyecto liderado Gabriel Mario Catelli Camejo, CIO de esta institución, consiste en migrar la arquitectura de escritorio virtual que se tiene actualmente, para llevarla hacia una estructura orientada a servicios que permita reducir tiempos de respuesta en los requerimientos de negocios y que el time to market se realice en menor tiempo, pasando de meses a sólo semanas, explicó el directivo.

Dijo que se ha efectuado un análisis de la situación de la fundación, y también un proceso para validar la estrategia propuesta. Luego de efectuar las pruebas piloto que definan el proceso más sencillo de migración, “esperamos estar corriendo en un modo maduro en un plazo máximo de un año, logrando una mayor efectividad e impacto social”, afirmó Catelli.

RESULTADOS/BENEFICIOS: La arquitectura basada en servicios contribuirá a que la Fundación Rafael Dondé obtenga una reducción de tiempo de respuesta a los requerimientos generales del negocio, mediante una infraestructura más eficiente y barata, mayor oportunidad de inclusión hacia nuevos canales, especialmente los digitales y electrónicos, y —a largo plazo— su incursión en los servicios de banca por Internet.

Gabriel Mario Catelli Camejo es el CIO de la Fundación Rafael Dondé, I.A.P.

 

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