Sistema Integral de Digitalización y Gestión Documental: Jaime Sánchez Ramírez, Director Corporativo de Tecnologías de Información de Grupo Ángeles Servicios de Salud

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CATEGORÍA: Alineación con el negocio

PROYECTO: Sistema Integral de Digitalización y Gestión Documental “GASS Digitaliza”.

DESCRIPCIÓN: Muchos documentos originales, autógrafos o incluso formatos pre-impresos siguen siendo elementos importantísimos en la cadena de atención al paciente y de procesos de cobro a las aseguradoras como a instituciones gubernamentales.

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Empleados dedican hasta el 35% de su jornada a la gestión de papeles

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“¿Dónde he puesto el contrato con la firma del cliente? ¿Sabes dónde está el recibo?, tengo pendiente dar la aprobación de una factura y no hay manera de localizarla”… Estas son algunas de las situaciones que se dan entre los empleados a la hora de gestionar los documentos en papel. A priori, parecen comunes y sin importancia, y, sin embargo, tal y como se destaca desde TBS, expertos en Cloud Paperless, pueden acarrear serias consecuencias. Los empleados pierden de media hasta un 35% de su jornada laboral gestionando procesos basados en papel, con la pérdida de productividad y eficiencia que esto supone.

Y es que la pérdida de tiempo es uno de los grandes perjuicios de la gestión manual de esos procesos basados en el papel. Se estima que en una empresa el total de horas laborales que se desperdician al año es de 600. “A día de hoy son todavía muchas las empresas que gestionan sus procesos de negocio más estratégicos de forma totalmente manual basándolos 100% en el papel, con lo que se mengua muchísimo la productividad de los trabajadores”, apuntaron desde TBS, a lo que añadieron “las compañías no son conscientes de que una tarea como el “papeleo”, a primera vista, común, puede repercutir seriamente en las cuentas de resultados de la empresa”.

En los procesos basados en la gestión documental es importante destacar que los costos anuales relacionados con el papel representan un 8 y un 16% de sus ingresos totales de una compañía. Incluso, existen acciones que, al realizar la gestión documental manualmente, se repiten de forma inconsciente, ya que no existe una automatización de los procesos. Por ejemplo, un documento se copia hasta 20 veces de media, sin ningún tipo de control, con un costo de entre 35 y 420 euros.

Ahorro de hasta un 80% con la automatización de los procesos documentales
Contar con un software de gestión documental que permita la automatización de los procesos de negocio basados en el papel supondría un gran ahorro para las empresas, en todos los niveles. Según estudios realizados por Gartner la reducción de costos que se produciría en una organización que disponga de sus procesos de documentales automatizados asciende entre el 65% y el 80% de ahorro. La digitalización de documentos permitirá ahorrar espacio en el archivo de históricos, reducir las tareas basadas en el papeleo y el costo ambiental correspondiente. Además, cabe destacar como un pilar importante en esta mejora de procesos, el evitar la pérdida de documentos y acceso a la información en tiempo real.

-IDG.es

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Ideas para ahorrar y reducir costos de impresión

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Teniendo en cuenta el actual momento económico, en el que la austeridad en los presupuestos empresariales destinados a TI es una nota dominante, aprender a administrar el parque de impresión de la forma más eficiente resulta primordial.

No cabe duda que, en muchas ocasiones, los usuarios imprimen más de lo estrictamente necesario, algo que se ha visto acentuado con el creciente uso de Internet. Muchos usuarios imprimen todo lo que ven en la Red, además de sus correos electrónicos, los documentos que llevan adjuntos, presentaciones corporativas… con lo que el número de páginas impresas por usuario ha seguido creciendo en los últimos años.

Según las estimaciones de Gartner, si las empresas llevasen a cabo una óptima administración de su flota de impresoras, podrían reducir sus costos de impresión entre 10 y 30 por ciento.

Pero, ¿cómo ahorrar y reducir estos costos? Una óptima aproximación al ahorro en los sistemas de impresión debe tener en cuenta distintos aspectos. Uno de los puntos clave es la existencia de soluciones gratuitas que permiten administrar de forma remota la actualización de drivers o la administración del firmware.

También la implantación de soluciones de seguridad lleva asociado un ahorro económico, pues sólo se imprimen los documentos cuando el usuario se identifica en la impresora mediante clave y contraseña o una tarjeta de identificación, evitando que se impriman documentos que luego quedan olvidados.

Además, en estos costos de impresión, no sólo hay que tener en cuenta el costo del equipo y el de cada página impresa. El costo de los consumibles, tóner, tinta y papel, también juega un papel importante. Una impresión de mala calidad puede elevar los costos de impresión al tener que volver a imprimir los documentos, con su consiguiente impacto en el medio ambiente.

Sin duda, las empresas, sean del tamaño que sean, antes de comprar un sistema de impresión, deben analizar con detenimiento cuáles son sus necesidades, qué personas van a tener acceso a esos sistemas y de qué forma.

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Cablevisión mejora su sistema de facturación

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Con el objetivo de mejorar y agilizar sus tiempos de facturación, Cablevisión implementó la solución Customer Communication Management de Pitney Bowes Software.

Anteriormente, Cablevisión encargaba la impresión de los estados de cuenta a un proveedor de servicios contratado bajo un esquema de outsourcing, por lo que el tiempo de respuesta era lento al momento de realizar cualquier cambio en la documentación requerida y en el envío de dicha información al cliente final.

“El desafío era tener una solución con las funcionalidades que pudieran soportar los procesos actuales y futuros para la elaboración y diseño de facturas y documentos transaccionales de forma fácil y rápida, sin la necesidad de recurrir a proveedores externos. Uno de los requerimientos más importantes del negocio se basaba en la búsqueda de una solución tecnológica que fuera amigable, dinámica, fácil de usar y que se pudiera implementar en un periodo corto de tiempo”, señaló Ramón Díaz Rosales, coordinador del Área de Desarrollo de Cablevisión.

Pitney Bowes Software propuso diseñar, formatear y generar documentos en una sola ejecución de manera rápida y sencilla mediante la implementación de la solución de Customer Communication Management.

Así, Cablevisión pudo mejorar tiempos, costos y procesos; redujo el tiempo de facturación en 70 por ciento al pasar de 10 a tan solo 3 días, la satisfacción del cliente aumentó de 84% a 88.5% de enero a diciembre del 2012 y fue posible cumplir con la legislación en México la cual pide que la factura se entregue diez días antes de la fecha de pago.

Asimismo, con la iniciativa “Paperless”, que busca que los clientes reciben su factura por correo electrónico, los costos de envío postal y de impresión se han reducido en Cablevisión debido a la cantidad de clientes que utilizan este sistema.  En 2010 existían 200 clientes con “Paperless” y actualmente es posible enviar facturas por correo electrónico a más de 65 mil clientes.

“Gracias a la automatización del proceso y la edición de las facturas de manera local, ahora somos dueños de nuestro diseño y proceso de facturación además de que hemos visto un significativo ahorro en costos de facturación”, comentó Eduardo Vargas, gerente de Facturación y Mediación de Cablevisión.

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Xerox extiende la administración de contenidos a los dispositivos móviles

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Xerox anunció el lanzamiento de DocuShare Mobile, aplicación que permite que los clientes existentes editen, naveguen y compartan contenido de negocios en DocuShare desde cualquier dispositivo móvil. 

El empleado en movimiento tendrá la posibilidad de ingresar a un almacén de DocuShare ECM con absoluta seguridad desde su dispositivo móvil para navegar, visualizar y descargar documentos, o compartir contenidos como parte de un proceso administrativo. Los propietarios de dispositivos tipo iOS serán los primeros en gozar de esta nueva oferta tanto en sus iPhones, como en sus iPads. DocuShare también estará disponible para Android próximamente.

Con la funcionalidad de Xerox Mobile Client for DocuShare, las personas tendrán la posibilidad de usar su teléfono o tablet para captar imágenes, tomar notas o visualizar sus documentos. De igual forma, podrán compartir documentos con sus colegas y tendrán la posibilidad de publicarlos en un sitio seguro.

Adicionalmente, el trabajador móvil tendrá la opción de imprimir documentos desde DocuShare, esto será posible mediante Xerox Mobile Client for DocuShare, siempre y cuando se cuente con una solución de impresión basada en email como Xerox Mobile Print o Xerox Mobile Print Cloud instalada en su servidor DocuShare.

El nuevo Xerox Mobile Client for DocuShare estará disponible en el App store en el segundo trimestre del 2013. Se tiene también planeada una versión futura para la plataforma Android.

CIO México

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