Control de bienes muebles

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María Luisa Sahagún Arcila, Secretaria de Administración e Innovación Gubernamental del Gobierno del Estado de Campeche

PROYECTO: AppMuebles, Sistema Integral de Inventarios de Bienes Muebles.

DESARROLLO: La Secretaría de Administración e Innovación Gubernamental del Gobierno del Estado de Campeche, encabezada por María Luisa Sahagún Arcila, implementó esta herramienta para llevar el registro, el valor histórico, presupuestal y contable, la clasificación, así como el control, seguimiento, la ubicación geográfica, gestión documental y el resguardo de los bienes muebles propiedad del Estado.

Al coexistir AppMuebles con otras aplicaciones dentro de una misma plataforma, se trabajó en crear una interrelación electrónica. De esta manera, a los empleados se les ofreció la posibilidad de consultar su bitácora de resguardos, para notificarles, vía correo electrónico, cuándo un bien mueble se le adjudica para su resguardo y uso. Este cambio ha permitido contar con un inventario más exacto y confiable.

RESULTADOS/BENEFICIOS: Los procesos de verificación ya no requieren llevar hojas pre-impresas, sino que pueden emplearse dispositivos móviles a través de códigos QR y captura de fotografías para dar certeza del estado físico del bien. Asimismo, las oficinas y los bienes fueron referenciados geográficamente para tener su ubicación exacta en los procesos de verificación. Este proyecto se apegó a los lineamientos de la Armonización Contable, de manera que hoy los bienes muebles se clasifican conforme al Catálogo por Objeto de Gasto (COG) con el fin de estandarizarlos, informó Edgar David Caamal Dzulú, Director de Informática e Innovación de la dependencia estatal.

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María Luisa Sahagún Arcila, Secretaria de Administración e Innovación Gubernamental del Gobierno del Estado de Campeche

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La Secretaría de Administración e Innovación Gubernamental del Gobierno del Estado de Campeche, encabezada por María Luisa Sahagún Arcila, desarrolló el proyecto AppsGOBCAM, una plataforma de sistemas administrativos para sus áreas operativas, tales como recursos materiales y control patrimonial, coordinación administrativa, capacitación, recursos humanos y control de archivos.

Todo lo anterior lo integró en una suite de aplicaciones (disponible en www.apps.campeche.gob.mx) que permite la simplificación y la integridad de los trámites administrativos que se generan entre la ciudadanía, los empleados y las dependencias de gobierno.

“Este proyecto tiene como objetivos la automatización de sus procesos administrativos, la creación de expedientes electrónicos de operación, la reducción y simplificación de trámites administrativos y operativos, así como la estandarización del flujo de los datos y la mejora de la calidad de los servicios”, explicó Edgar David Caamal Dzulu, Director de Informática e Innovación de la Secretaría estatal.

Mediante esta plataforma, dijo, los empleados pueden dar seguimiento a cada uno de sus trámites, ya que se genera una bitácora en línea de los procesos administrativos en que se encuentra su solicitud y las acciones que se han llevado a cabo por las áreas en las que interviene su solicitud, permitiendo la transparencia del proceso documental.

Las aplicaciones que conforman la suite AppsGOBCAM están interrelacionadas, compartiendo flujos de procesos y módulos. Cada uno de estos procesos –en sus diferentes etapas– generan información oficial (oficios, memorándums, tarjetas informativas, circulares) de manera automática en el aplicativo de Gestión Documental Electrónica, donde se controla y da seguimiento a los documentos internos y externos, así como su trámite, resguardo, atención y clasificación archivística para la generación de expedientes electrónicos.

Al cierre de esta edición se habían registrado 7,047 usuarios activos en la suite, y desde el 2012 a la fecha se han generado 111,186 documentos, entre tarjetas informativas, circulares, memorándums, oficios y reportes de servicios. Asimismo, se han digitalizado 58,310 documentos oficiales.

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