Cinco claves para trabajar de forma productiva desde casa

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Las ventajas de trabajar desde casa, además del ahorro de tiempo y recursos en transporte, incluyen la posibilidad de organizar mejor la jornada de trabajo, tener más tiempo libre y de ocio, así como poder vestir de la forma más cómoda y relajada posible. Sin embargo, también se corre el riesgo de bajar la productividad debido a las distracciones propias del hogar.

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Tres consejos a la hora de utilizar una herramienta de escritorio remoto

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En la era de Internet, el acceso a la computadora del trabajo mediante aplicaciones de escritorio remoto puede resultar una práctica muy útil. El teletrabajo o trabajo a distancia es una realidad, y el acceso a la computadora de la oficina desde cualquier dispositivo y en cualquier momento ofrece una gran flexibilidad y comodidad. Pero para que el teletrabajo sea en verdad efectivo es necesario que sea, a la vez, altamente seguro. ¿Cómo lograrlo?

He aquí tres aspectos clave a la hora de utilizar una herramienta de escritorio remoto y conseguir elevar al máximo la protección de nuestro equipo en el teletrabajo:

Comprobar la seguridad del software. Los usuarios no pueden dejarse engañar por promesas publicitarias de su aplicación de escritorio remoto cuando acceden de forma remota a informaciones y datos importantes de la empresa. Es necesario comprobar detalladamente las cuestiones técnicas en cuanto a seguridad descritas por el proveedor.

Una encriptación permanente basada en un protocolo estándar, como, por ejemplo, el TLS -que se utiliza también para la banca online-, o un procedimiento de autenticación seguro, para poder inhibir el acceso de terceros, son cuestiones importantes para poder realizar una conexión remota altamente segura.

Utilizar contraseñas distintas y seguras. El mal uso de contraseñas y códigos de acceso es uno de los errores más frecuentes y más graves. Si utilizamos siempre la misma contraseña en todos los accesos o contraseñas cortas y muy simples baja notablemente el nivel de seguridad de nuestro equipo. Otro error muy extendido entre los usuarios es tener anotadas las claves de acceso en una nota de la computadora.

La mejor solución para proteger los datos personales y mantener el equipo a salvo es seleccionar una contraseña propia y extensa y distinta para cada acceso, como oraciones y frases ligeramente modificadas, que, a poder ser, incluyan letras y números. También puede resultar muy útil emplear un administrador de contraseñas.

Cuidado con la gratuidad. Existen en el mercado una amplia variedad de herramientas de escritorio remoto. Algunas de ellas son completamente gratuitas, pero si el usuario necesita conectarse con frecuencia a la computadora de la oficina siempre será más seguro y efectivo si lo hace con un software de pago, que le ofrecerá mayores prestaciones.

Aunque no tenga que ver directamente con la seguridad, a la hora de escoger una aplicación de escritorio remoto para teletrabajar también conviene tener en cuenta otros factores como el rendimiento de la aplicación. Es importante que las acciones de ejecuten de forma rápida y sin latencias, y que el manejo de la app sea fácil y claro y que contenga solo los features necesarios, de manera que las funciones más avanzadas o para usuarios profesionales queden reservadas a estos y no hagan más pesada la solución.

-Philipp Weiser, fundador y director ingeniero de AnyDesk

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Un 42% de empleados mexicanos creen que haciendo home office serían más productivos

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Con una fuerza laboral más móvil, los profesionales mexicanos esperan cada vez más ser capaces de mantenerse productivos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Sin embargo, satisfacer estas necesidades laborales en evolución puede presentar desafíos para las empresas. Los equipos de TI deben asegurarse de que su tecnología de acceso remoto permita un fácil acceso a los escritorios corporativos, aplicaciones y datos, manteniendo al mismo tiempo una experiencia de usuario amigable y manteniendo la información confidencial segura.

¿Qué es el acceso remoto?

 El acceso remoto es la capacidad de acceder a una computadora, dispositivo móvil o una red desde fuera de la oficina tradicional, una actividad que se está convirtiendo en una parte fundamental de la productividad de los profesionales en México.

La realidad es que hoy en día desde los empleados que están en las oficinas hasta los teletrabajadores, el personal contratado, los autónomos o los que viajan, entre otros, necesitan de una solución que les provea las herramientas necesarias para que puedan trabajar desde cualquier momento y en cualquier lugar. Además, cada vez es más común que los trabajadores mexicanos tengan que tener comunicación con colegas que están situados fuera de sus oficinas o incluso en otros países.

En concreto, según el estudio Los trabajadores digitales en México: ¿qué buscan, cómo trabajan?, realizado por Citrix, el 73% de los mexicanos labora con personas que se encuentran en otras oficinas o en otras ciudades.

El estudio también revela que el 48% de los trabajadores del país dejarían su trabajo actual por otro que les brinde la opción de trabajar de manera remota y el 42% cree que haciendo home office sería más productivo, ya que el 47% de los encuestados opinó que obtendría un equilibrio entre vida laboral y personal y el 25% consideró que pasaría menos tiempo en el transporte público.

En cuanto a la tecnología para hacerlo posible, existen varios métodos para habilitar el acceso remoto para los empleados. Las opciones tradicionales como el software de escritorio remoto o las redes privadas virtuales (VPN) pueden resolver algunas necesidades, pero tienen limitaciones que las hacen inadecuadas para los requisitos de seguridad y flexibilidad de muchas organizaciones.

Las soluciones de virtualización y colaboración brindan un enfoque más amplio para una colaboración eficaz permitiendo que todos los datos estén disponibles para los trabajadores, y asegurando que cada miembro tenga acceso a las mismas versiones de aplicaciones de software, incluso si sus oficinas u organizaciones están en un programa de actualización diferente, de modo que puedan tomar decisiones, comunicarse con los clientes y desarrollar proyectos en cualquier momento y lugar.

Además, los equipos de TI deben asegurarse que estas soluciones brinden una alta experiencia a los usuarios pero paralelamente no comprometan la seguridad de la información y datos de la empresa.

La seguridad ante el aumento del uso de dispositivos móviles y BYOD

 Los empleados ya no dependen de las computadoras de escritorio de propiedad corporativa para completar su trabajo. Hoy en día, utilizan rutinariamente dispositivos móviles o personales para llevar a cabo tareas empresariales. Según el mismo estudio de Citrix, cuando los profesionales mexicanos trabajan fuera de la oficina, el 84% accede al mail corporativo desde el celular o la tableta y el 80% habla de los pendientes del trabajo con los colegas a través de apps como WhatsApp.

Estos datos hacen que el equipo de TI considere como prioridad garantizar la seguridad de los datos críticos al momento de proporcionar opciones para el trabajo móvil.

Por otro lado, 32% de los empleados no han recibido una capacitación sobre conductas apropiadas para el resguardo de datos corporativos y su seguridad. Esto provoca que, desafortunadamente, la mayoría de los usuarios no comprendan la magnitud de los posibles riesgos de seguridad inherentes a los diferentes escenarios de acceso remoto en el caso que no exista una solución tecnológica adecuada.

Ante este panorama, las soluciones como la virtualización de aplicaciones y escritorios, permiten que las áreas de TI puedan cumplir los requisitos de seguridad manteniendo todas las aplicaciones y datos en el centro de datos corporativo, en lugar de hacerlo localmente en los dispositivos de los trabajadores.

Para cumplir con los requisitos de seguridad y garantizar que los empleados puedan completar con éxito sus trabajos, una estrategia de acceso remoto debe abarcar un método que ofrezca una experiencia consistente para los usuarios, independientemente de si se conectan en una red interna o externa. También brindar acceso seguro a datos con sincronización y compartición integrada de archivos en cualquier dispositivo y ubicación, gestión centralizada de accesos y permisos de empleados, con políticas de control escalables.

En conclusión, habilitar el acceso remoto a los trabajadores puede proporcionar muchas ventajas de negocio para las organizaciones. Los empleados pueden disfrutar de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida y mantenerse productivos desde cualquier lugar.

Por otro lado, los equipos de TI pueden obtener un mayor control sobre la seguridad de los datos al mismo tiempo que habilitan a los usuarios para que trabajen con el dispositivo de su elección. No obstante, es importante que, a medida que los nuevos estilos de trabajo continúan evolucionando, las organizaciones cuenten con soluciones integrales de acceso remoto que cumplan con todos los requisitos empresariales en relación a la experiencia del usuario, flexibilidad, escalabilidad y la seguridad de la información crítica.

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Carlos-Macias-Citrix-MexicoEl autor de este artículo, Carlos Macías, es Country Manager de Citrix México.

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Por qué “se funden” los empleados y cómo evitarlo

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Estudios recientes indican que la mayoría de los empleados se sienten saturados, desmotivados y trabajan más de sus reglamentarias 40 horas semanales. Esto no debería ser de esta manera, si los directivos mostraran mayor empatía, según los expertos.

El último estudio al respecto, elaborado por Staples Business Advantage, encontró que el 91% de los trabajadores dedica más de 40 horas a la semana para realizar su trabajo, pero no lo hace sólo para sacar su labor adelante, sino para estar al día con su labor y mantenerse a flote.

El estudio encuestó a más de 3,000 trabajadores en Estados Unidos y Canadá para tener una idea de cómo está cambiando el espacio de trabajo en nuestros días. Según sus conclusiones, y a pesar del auge del trabajo a distancia, la mayoría considera que la oficina es el mejor lugar para desempeñar su labor. En cuanto a sus pretensiones, destacan por su modestia y apenas se resumen en tener un ambiente inspirador y un descanso de vez en cuando.

“Los empleados son más felices en un lugar de trabajo que se ajuste a sus necesidades y tenga en cuenta su bienestar. Se trata de detalles como disponer de cómodas salas de descanso, algo de comer y beber y ciertos espacios en la oficina que favorezcan su eficiencia”, resume Neil Ringel, vicepresidente ejecutivo de Staples Business Advantage.

El estudio también detecta que la mayoría de los encuestados describe su oficina como estándar, simple o aburrida, de modo que hay un trabajo que hacer en este ámbito y siempre teniendo en cuenta aspectos como la distribución del espacio, mobiliario, diseño, luz natural, etcétera, señala Ringel.

Incluso aunque la mayoría de los empleados laboren en forma remota varios días a la semana, el resto de jornadas están en la oficina y buscan un espacio de trabajo cómodo y acogedor.

Empleados “quemados”

Según el estudio, un 40% de los empleados se sienten “muy fundidos”, y citan como causas una excesiva carga de trabajo, demasiadas presiones e inseguridad laboral. Más de la mitad reconoció tener exceso de trabajo y el 65% es presa del estrés.

Para evitarlo, el 63% de los consultados sugirió tener horarios más flexibles, menos carga de trabajo (59%), favorecer los tiempos de descanso (52%) y disponer de recursos tecnológicos (35%).

Para mejorar la vida de los empleados, éstos sugieren un aumento salarial (67%), promoción profesional (53%), reconocimiento a sus logros (48%) y ser escuchados (42%).

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Medir los resultados de los empleados, acierto; medir el tiempo que trabajan, error

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El futuro del trabajo tiende hacia una mayor autonomía del empleado. No todo se arregla con dinero; muchos valoran más la independencia que el sueldo, siempre y cuando se cubran las necesidades básicas. Confianza, libertad y compromiso son valores al alza que hay que cultivar.

Así lo cree Irv Shapiro, CEO de DialogTech, un firme defensor de los empleados autónomos quien ha llevado a la práctica esta filosofía en su propia empresa. “A menos que su organización venda servicios por horas, no tiene mucho sentido medir a los empleados por el tiempo que dedican. En cambio, hay que calibrar su éxito en función de los resultados que producen”, indica.

Ya hay ejemplos prácticos. Uno de ellos es precisamente DialogTech, donde la autonomía es parte de la cultura de la empresa. “Aquí observamos a los empleados que lo hacen mejor y son más eficientes. Tenemos en cuenta su compromiso con nuestros clientes y su aportación al éxito de la compañía”, afirma Shapiro, quien está convencido de que si se potencia la autonomía de la plantilla, se demuestra confianza en los empleados y esto produce resultados.

“Lo último que hay que hacer es frenar la innovación por estar demasiado centrado en dónde están los empleados, en lugar de centrarse en lo que aportan”, concluye.

El teletrabajo “eleva la moral”

Está claro que las expectativas de los empleados han cambiado mucho en los últimos 20 años y ahora cuentan con cierta flexibilidad de horarios. La movilidad permite trabajar desde cualquier lugar con una conexión Wi-Fi y esta opción está comenzando a ser mayoritaria. Además, la libertad de trabajar desde casa o tener horarios flexibles, no tradicionales, eleva la moral del trabajador.

“Los empleados de hoy están siempre conectados”, dice Shapiro. “Casi siempre tienen acceso a sus mensajes de correo electrónico y aplicaciones de mensajería en sus dispositivos personales y, cuando reciben un correo electrónico de trabajo de alta prioridad fuera del horario de trabajo, lo más probable es que lo respondan”.

Los empleados son más propensos a utilizar sus portátiles en vacaciones, o incluso los fines de semana y actúan como si estuvieran de guardia. En cambio, suelen ser menos leales que en el pasado con su empleador. “Esto tiene sentido porque el contrato ‘social’ ha cambiado”, afirma Shapiro.

Agrega que la cultura del trabajo ha evolucionado a lo largo de las últimas décadas, pasando de un momento en que los trabajadores se quedaron con una compañía de toda su carrera a una donde los empleados son más transitorios.

Asimismo, un estudio de la Universidad de Cornell asegura que las empresas que dan más libertad a sus empleados experimentan una tasa de rotación un 30% menor que las que no priman la libertad.

Para Shapiro, “los nuevos empleados quieren hacer algo que les resulte satisfactorio, y la flexibilidad es muy importante para la generación del milenio”.

 

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