Después de la emergencia viene… la movilidad

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Por la situación que vivimos actualmente en la Ciudad de México, muchas empresas no tuvieron otra opción que dejar que sus empleados trabajaran desde casa mientras las autoridades aún siguen revisando los edificios para verificar si no sufrieron daños estructurales por los sismos de septiembre pasado.

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Siete habilidades para gestionar el trabajo remoto

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Las oportunidades de trabajo remotas y flexibles se están convirtiendo rápidamente en un elemento diferenciador para atraer y retener a los mejores talentos tecnológicos. Sin embargo, los trabajadores remotos enfrentan desafíos únicos que los colegas en la oficina no tienen, según un nuevo estudio de los autores y científicos sociales Joseph Grenny y David Maxfield, que incluye tratamiento desigual y comentarios desfavorables a su espalda.

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Trabajo remoto, padres más cercanos

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La dinámica familiar no es la misma que hace unos años. Hoy los padres y las madres trabajan y, a la vez, están enfocados en el cuidado de los hijos y en estar constantemente involucrados en su crianza. Y tanto los padres como las madres, se esfuerzan por compatibilizar todas sus actividades para estar más cerca de la familia.

Entrega de reportes, encuentros con los clientes, diseño de presentaciones de nuevos productos, reuniones de padres en la escuela de los hijos, llevarlos a clases de inglés o al entrenamiento de futbol son algunas de las tantas actividades que pueden formar parte de sus agendas. Es precisamente ahí donde radica el súper poder del papá moderno: equilibrar el trabajo y la familia.

Balance de vida personal y laboral

Las empresas no pueden ignorar esta realidad, y deben adaptarse a las necesidades de sus empleados. Es por esto que buscan generar nuevas formas de trabajo más flexibles, que les permitan a los trabajadores balancear su vida personal con su vida laboral.

En este contexto, las tecnologías de movilidad empresarial y virtualización pueden contribuir a que logren este anhelado balance.

Mediante la virtualización de escritorios, los padres pueden incorporar políticas de jornadas laborales más flexibles, que les permitan trabajar desde sus casas con la misma comodidad y seguridad que si estuvieran en la oficina. Asimismo, la virtualización de aplicaciones y la administración de dispositivos móviles (MDM), les brinda la posibilidad de utilizar cualquier dispositivo móvil autorizado para llevar a cabo sus actividades laborales y, a la vez, mantener la información de la compañía resguardada.

Estos padres “súper poderosos” pueden trabajar remotamente, y así tener la posibilidad de compartir su tiempo con la familia. Además, el trabajo remoto contribuye a que exista un equilibro en la división de las tareas del hogar: no sólo le permite al padre estar más involucrado en el día a día del hogar, sino que también brinda la posibilidad a las madres de dedicarle el tiempo que corresponde a su trabajo.

En el Día del Padre, no existe un mejor regalo que el de poder pasar más tiempo con los hijos, y las organizaciones tienen a su alcance la posibilidad de fomentar formas de trabajo que lo permitan.

Por Juan Pablo Jiménez, Vicepresidente de Citrix para Latinoamérica y Caribe.

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Trabajo remoto, una respuesta efectiva al “Hoy No Circula”

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El aumento de la contaminación ambiental en la Ciudad de México y la zona conurbada, detonó en la aplicación de medidas extremas al reglamento “Hoy No Circula” y al nuevo Programa de Contingencias Ambientales. Con tales medidas, a partir de este martes 5 de abril, todos los automóviles dejarán de circular un día a la semana y un sábado al mes indistintamente de las excepciones que la Comisión Ambiental de la Megalópolis (CAMe, la entidad reguladora) antes marcaba mediante las calcomanías 0 y 00.

Las críticas, cuestionamientos y quejas de la ciudadanía no se han hecho esperar y más allá de lograr políticas más equitativas y efectivas, algunas empresas señalan que es momento de plantear modelos de negocio que se sumen a la era digital y que ayuden en materia ambiental. “Las empresas deben comenzar a considerar el trabajo remoto como una forma para mejorar la productividad, atraer y retener nuevo talento y de contribución a un planeta más verde”, como señala la empresa mexicana Metagraphos, especializada en crear experiencias digitales para la transformación y que desde sus inicios opera de manera virtual.

“Contamos con oficinas virtuales y todos nuestros colaboradores operan desde diferentes puntos del país; hemos desarrollado una metodología de trabajo, apoyada por la tecnología, que nos permite ser incluso más eficientes que con una operación tradicional”, afirmó Adriana Caballero, fundadora y CEO de Metagraphos.

Según el estudio Synergy 2015, elaborado por Citrix, un tercio de las empresas que existen en el mundo esperan que el 50% de sus empleados trabajen remotamente en 2020

Las distancias de la Ciudad de México, la calidad de vida de las personas, la productividad, la atracción de talento foráneo, la inclusión laboral y los ahorros significativos en la operación, son algunos de los aspectos que deben considerarse para implementar modelos innovadores de trabajo. “Hoy estamos hablando de un plan de contingencia ambiental emergente que durará sólo tres meses, pero las medidas pueden incluso empeorar”, señala Metagraphos.

Para romper paradigmas a favor de las organizaciones, esta empresa propone cinco claves en la implementación de un modelo digital: 

  1. Inversión en tecnología de calidad. Si las empresas se preocupan por adquirir tecnología bien diseñada –tanto en forma como en fondo– contarán entonces con las herramientas adecuadas para implementar modelos de negocio innovadores.
  1. Facilitar herramientas de trabajo remoto. No se trata de llevar la operación total de una empresa a una computadora. Será fundamental entender la mecánica de trabajo tradicional para adaptarla al mundo digital y con base a ello brindar las herramientas necesarias, desde una laptop hasta un software de gestión.
  2. Capacitación a distancia. Los cambios de paradigmas en la operación empresarial impactan a todas las áreas y una de ellas es la capacitación. Implementar nuevos modelos de aprendizaje a distancia a través de la tecnología es una vía de innovación, ahorro y productividad. Las ofertas de e-learning están cada día más avanzadas y hay que aprovechar su potencial.
  3. Enfoque hacia los resultados. Ocho horas en una oficina ya no son garantía de productividad y la nuevas generaciones encuentran en el trabajo remoto una vía de motivación. El precio de la libertad laboral es entregar resultados de calidad, además la misma tecnología permite implementar modelos exitosos para evaluar el desempeño indistintamente del lugar donde se opere.
  4. Que la tecnología trabaje para las personas y no viceversa. La tecnología debe ser implementada para que ésta se encargue de la parte operativa a la vez que habilita a las personas a centrarse en la parte estratégica y productiva. Hay que cambiar el enfoque del uso de la tecnología y aprovecharla a favor de la organización.

 

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Teletrabajo, una ventaja para empleados y compañías

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A más de un año desde que empresas como Yahoo y Best Buy rescindieran sus políticas de teletrabajo, una encuesta de Premiere Global Services, International (PGi) reveló que esas decisiones tuvieron muy poco impacto en el crecimiento de la fuerza de trabajo móvil y remota.

De acuerdo con la encuesta de PGi, 89 por ciento de los entrevistados reportó que la política de teletrabajo no tuvo cambios durante el año pasado. Para quienes reportaron cambios, sólo seis por ciento dijo que su compañía había cancelado un programa establecido.

Los resultados de la encuesta refuerzan lo que PGi ha observado por años, aseguró Sean O’Brien, vicepresidente ejecutivo de Estrategia y Comunicaciones de PGi.

“La gran mayoría de los encuestados dijo que el trabajo a distancia era una situación que favorecía mucho a sus empresas y a sus empleados, pues 82 por ciento señaló que sufren de menos estrés asociado con el trabajo”, según O’Brien.

“Esa reducción de los niveles de estrés ayuda a elevar la moral, la productividad y reduce el ausentismo – todo lo cual añade valor al negocio”, comentó el ejecutivo.

Además, las empresas ven ahorros en los costos de las instalaciones así como de la infraestructura, al tiempo que contribuyen a un ambiente más limpio, ya que los empleados no se trasladan en sus autos o en el transporte público.

Los ahorros promedio por un empleado que trabaja a distancia dos días a la semana es de $3,800 dólares al año. De acuerdo con la investigación de Telework Research Network, los ahorros promedio para las empresas cuyos empleados trabajan remotamente de tiempo completo es de $11,000 dólares al año, aseveró O’Brien.

Coordinando el trabajo remoto

Las organizaciones pueden ser menos productivas si no están al tanto de las mejores prácticas del trabajo remoto, y si no están dispuestas a adoptarlas, señaló Jack Santo, vicepresidente de investigación de Gartner, en un reciente seminario en línea titulado “Las Mejores Prácticas para el Trabajo Remoto y Móvil”. Pero también es necesario enfocarse en algunas de las consecuencias que el trabajo móvil puede traer consigo y desarrollar estrategias para enfrentar esos obstáculos, dijo Santos.

La seguridad es uno de los principales problemas a resolver cuando se maneja una fuerza de trabajo remota, señaló Maren Donovan, CEO y fundadora de Zirtual.com, una firma que se especializa en contratar asistentes virtuales remotos para profesionales.

“Cuando un empleado está físicamente en la empresa, puede ignorar fácilmente los aspectos de seguridad, especialmente si está utilizando tecnología autorizada por la corporación”, indicó Donovan. “Los empleados remotos presentan un desafío diferente – tienen acceso a los datos corporativos, a la información y a los recursos, y es difícil dar seguimiento a cómo los están usando y en qué dispositivos, sin mencionar que es complicado saber si sus dispositivos son seguros”, añadió.

Asegurarse de tener acuerdos de no divulgación así como realizar revisiones en segundo plano puede ayudar a mitigar las preocupaciones de seguridad, explicó Donovan. Y, por supuesto, la comunicación es importante.

Fomentar la comunicación efectiva implica entender cómo se relacionan los equipos entre sí profesional y personalmente, coincidieron Donovan y Santos de Gartner. Permitir una interacción social casual cuando es posible puede mejorar la productividad y el ánimo, y estrechar los lazos entre los miembros del equipo que no están compartiendo físicamente un mismo espacio en la oficina.

Es necesario enfatizar la conexión y la colaboración, dijo Santos, y eso debe suceder a nivel personal. No desaliente la tendencia natural de los empleados a socializar entre ellos y saber más sobre las vidas personales de sus colegas, ya que eso puede hacer que el equipo tenga un mejor desempeño, aseguró.

“En los primeros minutos de la junta, por ejemplo, las partes en las que la gente pregunta por sus hijos, o hablan de los programas de televisión que ven, o de deportes, son los principales factores para crear confianza, establecer relaciones y tener una mejor ‘inteligencia contextual”, aseveró Santos.

“Esas conversaciones permiten que la gente que participa en la junta se conecte más estrechamente con los demás no sólo como un compañero de trabajo, sino como un padre, como una persona ‘real’, y esa conexión personal es muy importante para establecer la base para la confianza”, agregó.

“La confianza es obviamente uno de los aspectos más cruciales para manejar una fuerza de trabajo remota; puede construirse siempre y cuando haya una comunicación y retroalimentación constantes, abiertas y honestas”, afirmó Donovan de Zirtual.com.

Una dirección clara y enfoque en los resultados

Pero no se estanque demasiado en la colaboración y la comunicación como para olvidarse de brindar una dirección y expectativas claras, sugiere Donovan. Asegúrese de que existen procedimientos claros y plazos para verificar de que se está haciendo el trabajo de forma efectiva y eficiente, e identificar y eliminar cualquier obstáculo rápidamente.

“Hacemos llamadas semanalmente para tocar base y asegurarnos de que sabemos en qué están trabajando todos, el estatus de los proyectos, cuáles son sus obstáculos y las diferentes dependencias con quién necesitan hablar, ese tipo de cosas”, explicó Donovan.

“Con la fuerza de trabajo remota, puede ser complicado saber en qué están trabajando diferentes colegas y equipos, así que también es importante utilizar un software de administración de proyectos que ofrezca transparencia“, afirmó.

“La gente tiende a preguntarse qué están haciendo los otros equipos. No es que piensen que las otras personas no están trabajando, sino que es más difícil en una situación de trabajo remoto ver qué están haciendo los demás y entender en qué punto se encuentran los proyectos”, expresó Donovan. Además de las llamadas semanales, Donovan sugierió utilizar herramientas de juntas virtuales Google Hangouts o incluso Skype para mantener una conexión cara a cara entre los equipos remotos.

También es importante realizar juntas, eventos y reuniones en persona, incluso si no son frecuentes, para reforzar una cultura de colaboración y conexión, señaló Donovan.

“Usted realmente quiere promover la interacción posible cuando sea posible”, dijo Santos de Gartner. “La presión por enfocarse únicamente en el negocio es enorme, pero usted debe ir más allá y abrir una conexión social entre usted y sus colegas”, concluyó.

Sharon Florentine, CIO

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