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Estrategia CIO

12 trucos presupuestarios de TI para reducir costos después de la crisis

José Luis Becerra Pozas

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Si cruzamos los dedos, es posible imaginar un mundo en el que la pandemia de COVID-19 quede atrás. Si bien algunas partes de la vida pueden volver a ser como antes de la pandemia, el mundo de la TI en la empresa no lo hará. Muchas organizaciones están hablando activamente de no volver a la oficina, y eso podría significar cambios sísmicos a largo plazo en las carteras y presupuestos de TI.

En cualquier caso, podemos esperar que la comunicación y la colaboración se realicen cada vez más a través de herramientas en línea, y las expectativas serán mayores. Además, los empleados de una oficina física pueden seguir celebrando reuniones y realizando mucho trabajo aunque la red se caiga, pero una falla de la red o una caída del servidor pueden apagar todo si todos trabajan desde casa.

Muchos equipos se enfrentaron a estos problemas al principio de la pandemia, cuando el cambio masivo al flujo de trabajo virtual se convirtió en un maremoto. Los retos básicos son los mismos, pero ahora los parámetros son diferentes. Lo que antes era una maniobra temporal se está transformando en una visión estratégica permanente; y lo que antes eran medidas de emergencia puntuales, se están convirtiendo en partidas presupuestarias recurrentes que requieren una planificación a largo plazo.

Por desgracia, el hecho de que haya más peso sobre los hombros de las TI no significa que el CIO vaya a recibir un presupuesto mayor o incluso del mismo tamaño que el año pasado. Muchas empresas se enfrentan a crisis que ponen en riesgo su negocio, y nadie podrá escapar de los difíciles recortes.

La noticia grata es que los buenos CIO suelen guardar algunos ases bajo la manga. Aunque estén recortando músculo y no grasa, a menudo pueden utilizar las nuevas tecnologías para desplegar soluciones que suelen ser mejores, más rápidas y ágiles. Sí, los ultimátums presupuestarios son dolorosos, pero también son oportunidades.

A continuación, le ofrecemos 12 maneras de rehacer su negocio de TI —y su presupuesto— mientras se ajusta a la nueva normalidad.

Reducir la infraestructura de TI en la oficina

Cada empresa tomará una decisión sobre el futuro de forma diferente, pero muchas organizaciones hablan del extremo: pasar a equipos 100% remotos. Otras hablan de reducir drásticamente el tamaño de las oficinas pidiendo a los empleados que acudan a las reuniones un día a la semana. La reducción del número de escritorios puede suponer un ahorro en TI, ya que un menor número de personas en la oficina supone una menor demanda de gran parte de la infraestructura de TI. No se trata sólo de routers o escritorios; incluso el ancho de banda que llega a la oficina puede reducirse. En este caso, el ahorro no es tan difícil de predecir porque, por lo general, seguirá a la reducción de la población de la oficina más o menos en el mismo porcentaje.

Aprovechar el espacio temporal

La elección del espacio de oficina no suele ser tarea del departamento de TI, pero el hecho de recurrir más a las oficinas flexibles también afectará a los presupuestos de TI. Muchas empresas están alquilando salas de conferencias y espacios de oficina compartidos por unos días al mes. Estas ofertas suelen incluir muchas partes de la infraestructura de TI, una ventaja que traslada algunos costes de TI al presupuesto inmobiliario. Si se desglosan los costos, el ahorro es real: en lugar de pagar por 30 días el ancho de banda de Internet y otras prestaciones para dar soporte a una oficina a tiempo completo, por ejemplo, sólo se pagará por ellas unos pocos días al mes.

Considere las políticas de “traiga su propio equipo”

Dejar que los empleados se apropien de sus equipos informáticos tiene sus peligros, pero cuando las preocupaciones son pequeñas y lo suficientemente manejables, el resultado puede ser liberador tanto para los empleados como para los presupuestos de TI. Los problemas de seguridad son el mayor reto, pero dar a la gente la posibilidad de tomar sus propias decisiones puede reducir el consumo de forma drástica. Si compra un monitor nuevo para un equipo de la oficina, todos los de la planta van a querer uno nuevo porque es lo justo. Pero si les da a todos un estipendio (o un aumento de su salario), consumirán de forma más inteligente para sus necesidades personales. Los que necesiten un monitor grande, lo conseguirán, mientras que los que puedan arreglárselas con una portátil, podrán gastar su estipendio en un proyector portátil.

Evaluar el software propio

Si alguien en casa compra una versión familiar de software de oficina para que sus hijos lo usen en la escuela, ¿debe una empresa pagar más para comprar una segunda edición? ¿O la versión doméstica puede ser adecuada para muchos empleados? Las personas que principalmente leen memorandos de oficina y hojean hojas de cálculo pueden utilizar su propio software personal para realizar muchas cosas en la oficina. Sin embargo, los empleados que necesiten acceder a documentos más secretos pueden estar mejor con una copia corporativa utilizada en una máquina de la empresa bloqueada.

Busque herramientas más baratas

Las herramientas más conocidas tales como Zoom, Microsoft Teams y G Suite suelen ser más caras que las alternativas. Son productos excelentes, y el precio lo refleja. Pero hay varias alternativas más baratas que ofrecen características similares a precios que pueden ser mucho más bajos. Las herramientas de empresas como NextCloud, Zoho y LogicalDoc son sólo algunos ejemplos de opciones que pueden ofrecer suficiente funcionalidad para sus usuarios a un precio más barato. Zoho, por ejemplo, tiene una completa suite de contabilidad. Los paquetes de código abierto, como Libre Office, también son buenas opciones. Incluso pueden ser gratuitos. Pero recuerde que a menudo pagará en tiempo en lugar de en dinero. Si a su equipo le gusta la oportunidad y tiene tiempo para llevarla a cabo, la flexibilidad puede ser una oportunidad para una mayor personalización.

Busque nubes más baratas

Muchos servicios en la nube se han convertido en productos básicos, y con frecuencia surgen competidores de gama baja. Backblaze, por ejemplo, sugiere que las principales nubes pueden ser entre un 200% y un 1000% más caras. Los precios de lista de Sync pueden ser la mitad del coste de las principales marcas. Puede haber desventajas si utiliza muchas de las otras herramientas de los principales competidores, pero si sólo necesita el servicio básico, no hay razón para pagar más que un precio básico.

Deje de confiar

Algunos arquitectos de la seguridad informática están adoptando una filosofía de “confianza cero”, en la que todas las herramientas de oficina deben asumir lo peor de cualquier red y cifrar todos los datos. La idea de convertir la red de la oficina en una fortaleza con un perímetro fijo se está volviendo insostenible cuando la oficina física está desapareciendo. La buena noticia es que una buena aplicación de esta filosofía puede suponer un ahorro en la seguridad de la red y en herramientas remotas como las VPN.

Utilizar servidores locales para cargas sostenidas

Aunque las oficinas se reduzcan drásticamente tras la pandemia, muchas seguirán manteniendo sus propias salas de servidores. Las empresas que pueden comprar y mantener sus propios servidores pueden ahorrar drásticamente respecto a las máquinas en la nube, especialmente cuando las cargas son sostenidas. La opción puede no ser adecuada para trabajos que varían drásticamente en el tiempo o que trabajan con personas de todo el mundo. Las máquinas en la nube ofrecen una flexibilidad y un alcance difíciles de igualar con los servidores locales. El mejor uso del hardware local puede ser el almacenamiento a largo plazo, las copias de seguridad y los servicios que no necesitan responder tan rápidamente.

Servidores ARM en la nube

Esto no tiene nada que ver con la pandemia, pero el cambio arquitectónico se alinea con ella. Algunos de los principales proveedores de la nube están lanzando servidores con chips ARM y los comercializan afirmando que pueden ofrecer hasta un 40% más de precio por el rendimiento. Algunas tareas, como la ejecución de sitios web sencillos o bases de datos comunes, son fáciles de trasladar a estas instancias, pero algunos programas informáticos personalizados pueden requerir la recompilación y, en raras ocasiones, incluso la reescritura. El mejor enfoque es configurar una nueva instancia y comparar los puntos de referencia en sus tareas específicas.

Aproveche la facturación en milisegundos

Plataformas como AWS Lambda, Azure Functions o Cloudflare Workers permiten a los desarrolladores escribir una cantidad muy pequeña de código que se factura sólo cuando se está ejecutando. Recientemente, AWS redujo la granularidad del medidor de facturación que mide todas las invocaciones al milisegundo y eso significa que puede haber un nuevo incentivo para revisar su pila y reducir el tiempo de respuesta para ahorrar más. Esta es una buena opción para las cargas de trabajo que responden a una demanda ocasional o esporádica, porque no se cobra por mantener un servidor inactivo. Los desarrolladores que pueden simplificar sus funciones para que se ejecuten aún más rápido pueden ahorrar aún más. 

Transformar el espacio libre de las oficinas en salas de servidores

En el pasado, muchos debates en el ámbito de las TI tenían poco que ver con los bienes inmuebles. Ahora, pueden ser fuente de importantes ahorros de costes, pero sólo en las situaciones adecuadas. Las empresas que disfrutan de arrendamientos a corto plazo pueden desprenderse de espacio de oficina con facilidad, pero las que son propietarias de sus edificios o están atrapadas en arrendamientos a largo plazo tienen mucho menos que ganar o perder. Los costos ya están fijados.

Estos costos fijos pueden ser una oportunidad. El precio de los inmuebles puede influir en la decisión de albergar un centro de datos propio. Gestionar su propia granja de servidores puede ser más caro si tiene que pagar por el espacio. Si su empresa ya es propietaria del edificio, podría ser mucho más barato. Además, en invierno el calor de los servidores también puede calentar los edificios, lo que supone un mayor ahorro.

Invertir en la creación de cultura

Los vínculos sociales que unen a una oficina son una base importante para la formación, la seguridad y la eliminación de la burocracia. Las oficinas virtuales pueden perder la familiaridad de bajo nivel que puede unir a una oficina. Las funciones sociales pueden aportar ese pegamento. Aunque los eventos especiales cuestan un poco más que nada, pueden ser mucho más baratos que tener una cocina completa, un gimnasio o una sala de juegos, como solían hacer algunas tiendas. Y, sí, parecerán más divertidos que el trabajo, pero son más baratos que una brecha de seguridad causada por alguien que aprovecha la falta de familiaridad de todos para realizar hacks de ingeniería social.

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