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Hoy aún se ponen en práctica métodos rudimentarios para llevar datos del papel a los sistemas informáticos, comenzando desde la concentración de un archivo general, siguiendo con la captura manual o el escaneo simple de documentos, lo que conlleva a pérdida de información por la legibilidad de los documentos, errores de indexación y un largo margen de tiempo para acceder y hacer uso de ellos.

En consecuencia, las empresas están ocupando sólo un 0.5% de la información de la que disponen. Dar inteligencia a la información, brindar acceso inmediato a ella e integrarla en tiempo real a un flujo de trabajo, requiere convertir datos físicos a digitales, lo cual sólo se puede lograr con el análisis correcto de la información a procesar.  

Pasos para digitalizar documentos

• Criticidad de la información

El paso uno es identificar que información es la que vamos a procesar, conocer el origen y su finalidad dentro del flujo de trabajo. Si los datos que tenemos en papel no son necesarios para avanzar en un proceso, una captura de imagen del documento es suficiente para tener una evidencia o un registro, pero ¿qué sucede si un documento con un número de folio, datos personales o códigos de barras o QR son requeridos para iniciar un proceso?

La solución más adecuada para convertir datos físicos a digitales donde probablemente se está estancando un proceso que bien podría ser automatizado, está en un escáner dedicado donde la calidad de la imagen es crucial para asegurar la precisión de los datos en el momento de la extracción, indexación y posterior consulta, resultado que es posible a través de funciones como la lectura de códigos de barras, mejoramiento de imagen, que de manera interna permite obtener una imagen nítida corrigiendo automáticamente defectos en el papel y entregando la mejor versión del documento digitalizado.

Otra gran ventaja que se obtiene es que no es necesario invertir de manera adicional en productos para garantizar calidad y análisis de documentos, de manera nativa los escáneres dedicados, tienen la capacidad de mejorar los documentos, leer códigos y estructurar la información de manera correcta para el flujo de trabajo al que serán destinados.

• Origen y tipo de documentos

Otro factor fundamental es el origen y el tipo de documentos a digitalizar. A diferencia de otras tecnologías que sólo permiten un tipo de papel, grosores o dimensiones, los escáneres dedicados a través de la alimentación activa y algunos accesorios como camas planas, digitalizan con la justa intervención manual del proceso, tales como identificaciones, tarjetas rígidas o incluso folders o pasaportes, situaciones comunes por ejemplo en puntos de atención al cliente en instituciones financieras u oficinas de atención a ciudadanos en instancias gubernamentales.

El resultado final de un documento procesado en un escáner dedicado tiene la ventaja de entregar un documento con las condiciones ideales para su lectura y análisis, sin comprometer o poner en riesgo su almacenamiento ya que es posible aplicar procesos de compresión y disminuir en gran medida su tamaño sin afectar su calidad.

• Volumen de documentos e inmediatez

Ésta es una métrica sencilla. Cuando el volumen de documentos diarios es menor a 50 páginas y la información no se precisa en tiempo real en un sistema para su gestión, un equipo multifuncional es suficiente. Se estima que escanear 10 páginas usando un equipo multifunción es de al menos 67 segundos versus 17 segundos que se toma un escáner dedicado de escritorio.

Esta velocidad de procesamiento puede significar una experiencia idónea del cliente en un proceso de solicitud de un crédito la una sucursal financiera. Pero no sólo se limita a ello, los escáneres dedicados están pensados también para satisfacer volúmenes incluso de hasta 10,000 hojas por día con equipos de producción para fines de digitalización de archivos históricos, que bien podrían emplearse en sectores de gobierno y salud hablando de expedientes clínicos.

• Software e integración con aplicaciones

Por último, el análisis del recorrido de esos datos para integrarse a los sistemas del negocio y llegar a los colaboradores que la necesitan, es clave para la elección de las necesidades de software. Un escáner dedicado nos permite alcanzar la automatización de un proceso de diversas maneras, por ejemplo, a través de herramientas que permiten personalizar la experiencia de uso para tareas repetitivas o periódicas.

Este escenario lo podemos visualizar en una entidad bancaria donde existen procesos diferentes y perfectamente claros para la aprobación de crédito hipotecario o el de la emisión de una tarjeta de crédito, los cuales reciben diferente documentación, diferentes campos y es enviada a diferentes personas para la continuación del procesos y aprobación de dichos instrumentos financieros.

A modo de conclusión, se destaca que la digitalización, automatización y optimización de flujos de trabajo de documentos se expresan en beneficios palpables que reducen hasta en 35% los costos de operación de una oficina, disminuyen hasta un 42% el empleo de papel y evita hasta en 52% los errores humanos, mejorando la productividad al digitalizar más rápidamente con menos intervención de personal y en menor tiempo.

Digitalizar no es lo mismo que escaneary por ello desarrolla soluciones integrales de hardware, software y servicios que permiten a usuarios y empresas ser más efectivas al momento de dar paso a su transformación de digital y garantizar el éxito en su proceso de negocio.

Por Alaris, una empresa de Kodak Alaris

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