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Consejos y herramientas para la gestión de equipos remotos

José Luis Becerra Pozas

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El COVID-19 ha obligado a cada vez más empleados a trabajar a distancia. Y mientras que las estrategias de trabajo flexible han ganado fuerza últimamente, para muchos equipos el empuje de la pandemia hacia el trabajo y la colaboración a distancia de todo el equipo ha supuesto una serie de desafíos que afrontar.

De ahí que los equipos de desarrollo que se caracterizan por su agilidad se apoyen en procesos realizados en gran parte en persona, lo que deja a muchos líderes de equipo enfangados en cómo abordar estas facetas en entornos exclusivamente remotos.

El ejemplo de la gestión del rendimiento

Eugene Granovsky, fundador y CEO de Bellawatt, ha trabajado tanto en oficinas centralizadas como en empresas que tenían equipos distribuidos. Su actual empresa, especializada en software para el sector energético y que cuenta entre sus clientes al Departamento de Energía de Estados Unidos, a la compañía Pacific Gas & Electric y al equipo de servicios energéticos de Amazon, trabaja de manera remota desde el primer día. “En una oficina, uno puede arreglárselas apareciendo temprano, saliendo tarde, tecleando sin parar en el teclado, y muy a menudo todo esto resulta perjudicial para el producto”, admite.

Lo más sencillo, y a la vez lo que resulta la mayor diferencia en su opinión, es basarse en una fuerza de trabajo remota, establecer resultados explícitos y medir el rendimiento basado en cómo los miembros del equipo cumplen con esos resultados.

La planificación y la comunicación son cruciales

Para las fuerzas de trabajo ágiles distribuidas, especialmente aquellas en las que los miembros del equipo establecen sus propias horas de trabajo, la planificación y la comunicación son primordiales, dice Granovsky. Así como los gerentes no pueden echar un vistazo a un miembro del equipo para ver cómo le va, los desarrolladores no pueden darse la vuelta y pedir una aclaración inmediata si no tienen completamente clara su tarea asignada.

“En una oficina, no tienes que darles toda la información que necesita para hacer su trabajo”, comenta. “Puedes darle el 90% que necesita para empezar a trabajar y, luego, puede acercarse a ti para obtener el otro 10%”, prosigue. En consecuencia, “trabajar a distancia te obliga a hacer las cosas como deberías hacerlas, pero antes y mejor”, concluye en este sentido Granovsky. En particular, la planificación y la comunicación.

Herramientas para la comunicación a distancia

Para las fuerzas de trabajo distribuidas, es fundamental reunir el conjunto adecuado de herramientas de colaboración. Las reuniones diarias y otros elementos de esta manera de trabajar pueden ser difíciles de reproducir en entornos de equipos remotos, especialmente a través de zonas horarias dispares. En este caso, las herramientas que facilitan una comunicación clara en flujos de trabajo a menudo asíncronos pueden ayudar.

Cuando se trata de elegir herramientas, Granovksy aconseja usar las plataformas más estándar. “Aprendimos por experiencia que las herramientas más populares son populares por una razón”, asevera. Para el equipo de Granovsky, eso significa GitHub para la gestión de entradas y códigos, Zoom para la videoconferencia, y Google Docs para compartir conocimientos y pizarras.

El tablero de labores virtual

Si hay alguna herramienta que personifica la experiencia ágil, esa es el tablero de labores virtual de la oficina: esos puntos de anclaje del espacio de colaboración cubiertos con notas adhesivas que los miembros del equipo pueden mirar fácilmente para obtener una visión instantánea del progreso del proyecto.

En Greenphire, una empresa de pagos por ensayos clínicos, “el proceso de desarrollo ágil se centra en esas herramientas”, reconoce su director de TI, David Wallace. Los equipos de TI y de ingeniería suelen trabajar juntos todos los días en la misma oficina, dice, pero a partir del 19 de marzo, a medida que el Coronavirus se afianzó en Estados Unidos, la empresa activó su plan de continuidad de negocios.

“Estábamos entrando en un territorio desconocido”, admite. Y, particularmente con la pandemia, es importante contar con sistemas financieros para apoyar los ensayos clínicos, agrega, así que Greenphire no podía perder el ritmo.

“Los muros físicos son esenciales para la camaradería y la construcción de equipos”, considera. “Pero siempre mantuvimos también tableros virtuales. Así que hoy, tenemos exactamente los mismos equipos usando tableros virtuales”.

Para mantener su equipo ahora totalmente remoto en la misma página, Greenphire confía exclusivamente en la tabla virtual de Jira, sin necesidad de emplear Post-Its para intercambiar información.

Un buen uso de la pizarra

Para los equipos ágiles, las pizarras son esenciales para trazar todo: desde los planes de proyecto hasta las tareas. Greenphire es un gran usuario de las pizarras para el mapeo de historias, que es donde los equipos planifican y anotan las actividades de los usuarios como parte del proceso de desarrollo. “Y normalmente se ha hecho en persona”, reconoce David Wallace.

Sin embargo, el equipo remoto de la empresa en Vietnam ha estado utilizando la herramienta de pizarra incorporada en el sistema de videoconferencia Zoom. “Fue una lección aprendida de otro departamento que ha sido especialmente útil ahora, y esto ayuda a mantener el mismo tacto y sensación de nuestras tormentas de ideas en persona”, afirma.

Otras herramientas de pizarra populares entre los equipos de desarrollo ágil son Miro, Mural, Trello y Weave.

El uso de la videoconferencia

La plataforma de videoconferencia Zoom se ha convertido en un valioso jugador durante esta era de trabajo en casa. Es fácil de usar, su funcionalidad básica es gratuita, e incluye pizarras incorporadas, chat, salas de descanso y un fácil intercambio de pantallas. Para los equipos que últimamente se dedican a la colaboración a distancia, Zoom ha sido una solución para los horarios de las reuniones.

Pero las opciones de videoconferencia abundan. Algunas empresas utilizan una combinación de los productos Skype y Teams de Microsoft. Luego está Google Hangouts; y Sococo es otra herramienta de reunión virtual que combina video, chat y compartir pantalla en una metáfora de lo que sería el trabajo en la oficina.

“Se trata de encontrar a los que encajan en tu equipo”, señala Emilia Breton-Lake, de Accenture SolutionsIQ.

Breton-Lake sugiere que los equipos acuerden de antemano cómo se utilizarán las herramientas de videoconferencia para que la gente sepa lo que se espera de ellos, y también para asegurar que todo el mundo se involucre en las llamadas.

“Con el último equipo con el que trabajé, no nos importaba si la oficina estaba desordenada o tu pelo estaba arreglado o tu maquillaje mal hecho; lo que nos importaba era vernos las caras”, reconoce. “No nos importa si hay ruido de fondo de tu perro o de tus hijos, lo importante es no estar en silencio para poder escuchar pequeñas reacciones vocales —como ‘huh‘— que escucharías cara a cara”.

Aprovechando al máximo el tiempo remoto cara a cara

Además de establecer expectativas en torno a la videoconferencia, también es importante señalar que la realización de reuniones virtuales requiere diferentes habilidades por parte de la persona encargada de desarrollar y mantener la pizarra virtual, dice Breton-Lake. En una reunión en persona, la mayoría de la gente no quiere ser grosera y abrir su teléfono o portátil y revisar los correos electrónicos. “Pero cuando se habla de reuniones virtuales, esas otras cosas están a disposición de la persona en la misma computadora, de ahí que sea muy sencillo dispersarse”, reconoce.

El primer paso es conseguir que a la reunión asista la gente adecuada. Si alguien no necesita estar en una reunión, pero sí necesita estar informado sobre las decisiones tomadas, puede recibir un correo electrónico. “Tener reuniones con un propósito determinado es 10 veces más importante. Ayuda mucho si puedes ver la cara de todos todo el tiempo y que no se queden mudos, a menos que haya algo realmente perturbador cerca, como una cortadora de césped”, afirma.

“Si hago una broma, puedo oír a los demás reír. Es importante tener esa conexión humana con el equipo, ya que crea confianza y todas las demás cosas que fluyen de ella”, señala Breton-Lake.

Creando un espacio productivo en casa

Los desarrolladores requieren muchas herramientas para ser productivos en sus oficinas domésticas. Para empezar, necesitan acceso a Internet de alta velocidad, redes privadas virtuales y autenticación multifactorial. Pero hay un montón de pequeñas cosas que pueden marcar una gran diferencia en las que sus desarrolladores podrían no pensar de antemano, y vale la pena tener una conversación abierta entre su equipo para ayudar a asegurar que cada miembro pueda establecer un espacio productivo en casa.

“He estado trabajando en casa durante la mayor parte de los últimos 7 años”, declara Joe Tobolsky, CTO de Nerdery, una firma de consultoría de servicios digitales. “Así que tengo una rutina abajo, un espacio físico y una configuración de escritorio.”

No siempre es así para la gente que trabaja desde casa por primera vez. Antes de la COVID-19, todos menos una docena de los cientos de desarrolladores de Nerdery trabajaban desde una oficina. “Hemos tenido gente con características muy particulares”, reconoce. “He llegado a gritar a la gente que trabaja en su sofá.”

Y la gente echa de menos los monitores múltiples, dice. “Por ello, hemos instituido una política que permita a la gente llevarse sus herramientas y monitores a casa”, concluye Tobolsky.

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