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Colaboración

Cuatro reglas básicas para la reactivación de las oficinas

Redacción CIO México

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Con la necesidad incipiente por parte de los países de Latinoamérica por elegir medidas que salvaguarden la integridad y salud de sus trabajadores, se ha llevado a cabo un proceso paulatino de reinserción en las oficinas, en donde cada vez es mayor el número de empleados que regresan a sus estaciones de trabajo a continuar con sus labores.

Tal es el caso de Uruguay, en donde el gobierno publicó el Instructivo general para el reintegro laboral en los organismos públicos, en el cual se incluyen una serie de recomendaciones para seguir el protocolo de salud para el regreso al trabajo presencial.

Por su parte, en el territorio colombiano, se ha llevado a cabo un retorno gradual y progresivo con medidas adoptadas frente a la pandemia para regresar a laborar de forma presencial a las oficinas, además de un manejo de protocolos de bioseguridad que garantice el bienestar de todos los implicados.

En la medida que el virus continúa propagándose, la seguridad de los empleados será vital para mantener la tranquilidad de vuelta a las oficinas; las jornadas de vacunación por parte de diversos países, se visualizan como un acercamiento para el regreso a las instalaciones, sin embargo, hay que tener en cuenta que la dinámica que se ha venido desarrollando repercutirá directamente en las nuevas condiciones de trabajo que se establezcan. 

“En ese sentido, a través del nuevo formato donde la capacidad de las oficinas no permite más del 50% de sus colaboradores, soluciones de videoconferencia como Clickshare dan sentido al trabajo en equipo de manera remota, por medio del cual se pueden lograr mejores resultados sin importar los escenarios de desarrollo organizacional”, comentó Ricardo Riva Palacio, Business Sales Manager en Barco, empresa desarrolladora de soluciones de visualización y colaboración.

De acuerdo con esta compañía, las oficinas son el corazón de cada organización en donde estos espacios deben adecuarse a las necesidades de sus empleados, para incrementar sus niveles de productividad, y mejorar sus condiciones de trabajo, con la adopción de una nueva dinámica, surgen un paradigma de mayor control sanitario en las oficinas. Por ello, y para facilitar un regreso seguro a sus instalaciones, Barco compartió cuatro reglas básicas a seguir:

1. Distanciamiento social

Las consideraciones sobre medidas de distanciamiento social implican un ajuste temporal en la manera de desarrollarse dentro de los centros de trabajo, el entorno y la sociedad, de manera que si se llevan a cabo de forma correcta pueden mitigar la propagación del virus y continuar con el crecimiento económico en la nueva normalidad.

Para lograr un regreso efectivo a las oficinas, es importante que se tenga una planificación adecuada de los espacios; ya sea un plan de asientos donde los colaboradores tengan el espacio adecuado de distanciamiento, un correcto flujo de circulación en entradas y salidas para evitar el contacto en pasillos y escaleras, además de un límite adecuado en el número de personas que usan elevadores, áreas de descanso y salas de reuniones. Por último, el reglamento provisional de sus instalaciones, servirá como medida para informar sobre las nuevas adecuaciones que son necesarias para continuar con las labores dentro de la organización.

“Las ventajas que ofrecen las soluciones tecnológicas, como Clickshare, implican ofrecer espacios donde el trabajo en equipo pueda desarrollarse de manera continua, los espacios dentro del modelo híbrido, permite a los empleados optimizar su tiempo desde ubicaciones remotas, ya que brinda mayor flexibilidad laboral. Además de la certeza de estar inmersos en una verdadera colaboración en conjunto”, expresó Ricardo Riva Palacio, Business Sales Manager en Barco. El distanciamiento social genera la falsa sensación del alejamiento no sólo físico sino de participación, por tal motivo, se requiere de mayor compromiso para volver más inteligentes los espacios de trabajo y permitir la verdadera colaboración.

2. Emplear medidas higiénicas periódicas

Después de un año de uso ininterrumpido del uso de cubrebocas, resulta impensable un futuro cercano donde no sea una constante en el día a día. De acuerdo a la Organización Mundial de la Salud (OMS), las mascarillas no médicas deben ser utilizadas siempre por el público en lugares de trabajo, si estas no cuentan con una ventilación evaluada como adecuada, o si no se puede mantener una distancia de al menos un metro, siempre debe ser una medida preventiva.

El empleo de medidas higiénicas de manera periódica, le ofrecen a los empleados y a su organización mayor confianza en los espacios de trabajo, ya que permite evitar la propagación del virus y menores efectos que afecten la estabilidad del equipo de trabajo. La higiene, por tanto, es vital para mitigar los impactos de la pandemia, la limpieza continua de las instalaciones es necesaria para continuar con las labores. Por tal motivo, a medida que las organizaciones regresan paulatinamente a sus centros de trabajo, se torna cada vez más necesarias soluciones que posibiliten la mejora ante la dinámica de trabajo. Las salas de reuniones que están preparadas para ofrecer a todos los participantes una experiencia inmersiva, facilitan la interacción interpersonal y brindan la posibilidad de inclusión desde cualquier sitio donde se encuentren, incluso en escenarios que requieren de mayor cuidado.

3. Convocatoria de responsabilidad individual

La responsabilidad individual para seguir las medidas adecuadas, representa no sólo un beneficio personal necesariamente, al estar inmersos en la colectividad de la sociedad, las decisiones de cuidado que se tomen afectan a los círculos inmediatos en su contexto. En el estudio realizado por Barco, Descubriendo un nuevo equilibrio, se obtuvo que al menos el 45% de los entrevistados prefiere trabajar junto a sus colegas, y el 75% prefiere acudir a la oficina para llevar a cabo juntas programadas. Estos datos hablan del grado de responsabilidad que los colaboradores tienen con sus centros de trabajo, en donde a mayor comunicación y trabajo en equipo conlleva al éxito individual y colectivo.

Debido a la capacidad de la fuerza laboral que representa la unión entre el compromiso de las funciones de los colaboradores, estos deben tener a la mano los recursos necesarios para poder comunicarse de manera adecuada inclusive en la distancia; en consecuencia, un sistema que facilita la comunicación mediante la participación unificada, responde a los compromisos individuales de los colaboradores y al interés del equipo de trabajo, puesto que la atención se centra en la información que se comparte en la sala de juntas.

4. Continuar colaborando

Mientras muchas empresas y comercios han enfrentado una situación poco prometedora frente al Covid-19, en cifras de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL), al menos 2.7 millones de empresas en Latinoamérica tuvieron que cerrar debido a que diversos sectores han sido gravemente afectados, entre ellos: el turismo, textiles, automotriz y la industria cultural tradicional. Por su parte, aquellas que han logrado sobrevivir, han tenido que reinventarse y sobrevivir a la crisis pandémica mediante las tecnologías y sus aplicaciones que se han catalogado como un recurso visiblemente activo dentro de las organizaciones.

Es necesario que, dentro de los parámetros establecidos en las oficinas, se dé cumplimiento de medidas de contención para mantener la continuidad de sus labores, y a su vez reducir los impactos, y reactivación con el menor riesgo posible. Por ello, es importante hacer uso de nuevos recursos tecnológicos que permitan brindar seguimiento a las actividades por medio de soluciones de alto nivel que no requieran mayor grado de adecuación en la dinámica laboral, es decir con un solo clic.

En conclusión, para lograr que la fuerza laboral regrese de manera adecuada a sus centros de trabajo, se requiere brindar seguridad a los empleados para mantener la tranquilidad de vuelta a las oficinas; así mismo asegurar por medio de tecnologías, que el retorno brinde verdaderos resultados y reuniones productivas para estimular la economía y mejorar las condiciones laborales, siempre asegurando la estabilidad de los colaboradores por medio de una planificación adecuada que readapte los espacios de trabajo a las exigencias de salud que se presentan, con nuevas dinámicas socioculturales y metodologías laborales.

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