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Delegar es cosa de niños: el juego del “Delegation Poker”

Yessika Lozada Contreras

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Delegar nunca fue tan fácil como ahora, gracias a una poderosa herramienta que descubrí y he usado varias veces, incluso fuera del entorno laboral. Su sencillez y practicidad pudiera generar al principio un poco de escepticismo, pero vale la pena ponerla en marcha.

De hecho, se pueden delegar tanto actividades críticas como decisiones de forma gradual, organizada y consensuada. No es un “se delega o no”.

Delegar es una tarea difícil, pero imprescindible sobre todo con equipos nuevos que rápidamente tendrán que dar resultados y aunque todavía no conozcamos a los integrantes del nuevo equipo, ni sus capacidades, nivel de responsabilidad, manejo del estrés, etc., debemos invertir el tiempo necesario para esta actividad, ya que por lo general aún no están claras las responsabilidades y sería muy peligroso obviar algunas decisiones.

El acto de delegar es un proceso donde intervienen activamente ambas partes: quien delega y quien recibe ahora la responsabilidad.

El “Delegation Poker”, herramienta creada por Jurgen Apello como una de las prácticas de Management 3.0, tiene múltiples ventajas, ya que nos permite ir avanzando de forma ordenada, genera confianza y fomenta un ambiente cordial y relajado. También promueve la comunicación abierta, que ademas reporta excelentes resultados cuando el equipo se siente comprometido y motivado.

Las reglas claras, la coherencia y la transparencia serán claves para su correcta aplicación, así como la adecuada retroalimentación y los ajustes correspondientes para aumentar o disminuir el nivel de delegación para cualquier actividad o decisión. Aquí se pueden agregar decisiones o tareas, nuevos proyectos, nuevos integrantes o incluso escenarios diferentes.

El proceso de toma de decisiones en este juego de colaboración, se realiza en un entorno abierto y controlado donde los integrantes del equipo participan, se sienten escuchados e involucrados.

Cuándo utilizar este juego

  • Cuanto se integran nuevos equipos.
  • Cuando llega un jefe nuevo.
  • Cada vez que se revisen objetivos.
  • En una situación de crisis.
  • Cuando hay ausencia de un rol con alto grado de responsabilidades (enfermedad, vacaciones, permisos, maternidad, por mencionar algunas).
  • Cuando no es clara la asignación de responsabilidades.

Beneficios:

  • Agilidad en la toma de decisiones.
  • Claridad en la repartición de tareas para todo el equipo.
  • Resultados visibles en poco tiempo.
  • Involucramiento efectivo del equipo.
  • Motivación.
  • Empoderamiento.
  • Confianza.
  • Responsabilidad.
  • Establece lazos de confianza. 

Esta actividad se realiza con equipos de 3 a 7 integrantes incluido el jefe; se explica el juego y se aclaran las expectativas por parte del jefe o un moderador de la actividad; se ilustra el significado de cada carta y se hace una o varias rondas de ejemplo, según se requiera.

Posteriormente se realiza una lluvia de ideas con temas para discusión, decisiones, actividades y tareas, por ejemplo: elegir a un candidato, autorizar vacaciones, aprobar entregables, iniciar un proyecto, autorizar gastos, etc

Procedimiento

  1. Cada participante recibe un mazo de cartas, cada persona tendrá las cartas del 1 al 7 (el material se encuentra disponible en https://management30.com/practice/delegation-poker/).
  2. Una persona elige de la lista alguna situación y la lee en voz alta.
  3. Cada uno de los integrantes elige una carta (nivel que se recomienda para la situación particular) sin mostrarla al equipo.
  4. Una vez que todos han elegido una carta, las muestran al equipo.
  5. Los “extremos” (es decir, quienes tengan la carta más baja y la carta más alta) explican sus puntos de vista.
  6. Después de escuchar la opinión todos los integrantes en los “extremos” se vota nuevamente esperando resultados más homogéneos, este paso se puede repetir buscando un consenso por mayoría.
  7. Se asigna el nivel de delegación y se escribe en un “Delegation Board”.
  8. Se repiten los pasos hasta que se haya terminado con la lista.
Es muy recomendable acompañar el “Delegation Poker” con una matriz RACI o Matriz de asignación de responsabilidades muy conocida por sus siglas (R- Responsible, A- Accountable, C – Consulted, I- Informed).

Niveles (cartas)

  1. Decir: El jefe toma la decisión y la comunica al equipo.
  2. Vender: El jefe toma la decisión y la vende al equipo.
  3. Consultar: El jefe consulta al equipo y toma la decisión. 
  4. Acordar: El jefe acuerda tomar la decisión con el equipo. 
  5. Aconsejar: El jefe aconseja al equipo y deja que el equipo tome la decisión. 
  6. Preguntar: El jefe deja que el equipo tome la decisión y pregunta cuál fue.
  7. Delegar: El equipo toma la decisión.

Recomendaciones:

  1. Ser positivo, cuidar el ambiente.
  2. Revisar los niveles de responsabilidad actuales.
  3. Clarificar expectativas.
  4. Plantear un mecanismo de revisión.
  5. Evitar en lo posible dejar las decisiones en el nivel 4 (acordar).

Descripción de las cartas

  1. En esta primera carta aparece un avatar con un sombrero y una “M” que representa el rol del Manager. En este caso, el Manager toma la decisión y se la comunica al equipo.
  2. En esta segunda carta aparece el manager y un colaborador, el manager es un poco más grande que el colaborador, lo cual indica que es quien toma la decisión, pero que intenta vender esta idea al equipo.
  3. En esta tercera carta la figura del manager es ligeramente más grande que la del colaborador indicando que consultará con el equipo y después decidirá.
  4. En esta cuarta carta las figuras del manager y el colaborador tienen el mismo tamaño, lo cual indica que la desición la acordarán juntos.
  5. En la quinta carta, la figura del manager es ligeramente más pequeña que el colaborador, (en mi opinión, es aquí donde empieza la verdadera delegación), ya que el colaborador toma la decision y el manager sólo aconseja.
  6. En esta sexta carta la figura del colaborador es visiblemente más grande que la figura del manager.
  7. En la séptima y última carta sólo aparece el colaborador, quien toma la decisión, siendo el más alto nivel de delegación.

Ser claro en la asignación de responsabilidades no sólo genera equipos más efectivos y organizados sino que puede evitarnos dolores de cabeza y mal entendidos.

Independientemente de las decisiones tomadas, debemos dar confianza a nuestros equipos para que recurran a nosotros cuando lo consideren. La práctica aquí descrita debe ser vista como una herramienta de apoyo que siempre estará afinándose.

Más información en https://management30.com/

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