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Mejores prácticas

Diez errores comunes en ERP que se pueden evitar

José Luis Becerra Pozas

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Desde la falta de presupuesto hasta no dejar que la empresa impulse el proyecto, los líderes de TI deben tener cuidado con los siguientes escollos al implementar o actualizar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), o al migrar uno a la nube.

Todo indica que 2021 será un año excepcional para ERP. Las empresas están saliendo de la pandemia, desempolvando planes de transformación digital que podrían haber estado en el estante durante un tiempo y moviéndose agresivamente para reconstruir, reinventar y reimaginar sus organizaciones.

Se pronostica que el mercado global de software ERP crecerá alrededor del 7% este año, con nuevos gastos impulsados ​​por una mayor adopción por parte de las organizaciones medianas, en particular las que se están moviendo a ERP basados ​​en Software como Servicio (SaaS).

Pero antes de lanzarse a un proyecto de ERP, es mejor estar consciente de las dificultades que las empresas han encontrado antes que usted. A continuación, se muestran los errores más comunes que cometen las organizaciones cuando implementan ERP por primera vez, actualizan un sistema ERP existente, cambian de un proveedor a otro o migran un sistema local a la nube.

1. No poner los negocios en el asiento del conductor

Si su proyecto de ERP está dirigido por TI, lo está haciendo mal.

Los ejecutivos de TI pueden estar presionando para una actualización de ERP porque el proveedor ya no admite la versión actual, o pueden querer cambiar a una oferta de SaaS porque reducirá los gastos de capital y ahorrará en el personal necesario para monitorear y mantener el hardware local. Pero un proyecto de ERP nunca debe ser dirigido por tecnólogos; siempre debe estar liderado por el negocio.

El objetivo estratégico de un proyecto de ERP debe ser “ayudar a impulsar la innovación que cree nuevas oportunidades de ingresos para la empresa”.

Eso significa involucrar a los líderes empresariales al principio del proceso y alentarlos a identificar los puntos débiles, a priorizar áreas donde los procesos clave podrían mejorarse y a crear listas de deseos de cielo azul. Es posible que los líderes de TI no puedan cumplir todos esos deseos, pero ciertamente podrán abordar muchos de ellos con tecnología ERP.

“El error que algunos han cometido al seguir esta ruta es asumir que es sólo otro proyecto de TI. No es. Las implementaciones más exitosas han tendido a ser parte integral de programas de cambio empresarial más amplios ”, afirma Mark Vivian, CEO de Claremont, un proveedor de servicios administrados (MSP) de Oracle.

2. No dedicar suficiente tiempo a la etapa de planificación

Tomar procesos comerciales ineficientes y complejos y cambiarlos a una nueva plataforma, ya sea en las instalaciones o en la nube, sería un gran error. Un proyecto de ERP trata sobre el cambio; se trata de optimizar, automatizar y agilizar los procesos comerciales.

Jim Martindale, director ejecutivo de Navint, una empresa de gestión de servicios de TI que se especializa en implementaciones de ERP y CRM, explica que las organizaciones deben aprovechar esta oportunidad para analizar su arquitectura empresarial de extremo a extremo y rediseñar los procesos para crear una integración perfecta del cliente al back office.

Un nuevo sistema ERP podría terminar cambiando la forma en que operan los procesos relacionados, y las organizaciones deben resolver todo eso con anticipación. No desea completar un proyecto de ERP y luego hacer que los usuarios comerciales se quejen de que todo se ve diferente, que los datos se presentan de manera confusa y que la productividad se ve afectada.

3. Pasar demasiado tiempo en la etapa de planificación

“Rápido, no perfecto”, tal es el enfoque que la analista de Forrester, Liz Herbert, recomienda para una organización que está considerando un proyecto de ERP. Ella ha visto a las empresas hacer una lista de todas las características y funciones que necesitarían, así como dedicar demasiado tiempo a buscar una solución que cumpla con todos los requisitos.

Es importante planificar, pero también es importante reconocer que las condiciones sobre el terreno cambian rápidamente y no se puede planificar todo. No se exceda con la fase de planificación en la medida en que ahogue el progreso. Si la etapa de planificación lleva demasiado tiempo, la empresa perderá todas las oportunidades y beneficios que puede ofrecer una actualización de ERP, mientras que los competidores obtendrán una ventaja.

4. No adoptar el mejor enfoque de su clase

Al enviar una RFP (Solicitud de Propuesta) para un nuevo sistema ERP, es muy probable que cada proveedor responda afirmando tener un módulo para prácticamente todas las funciones en las que haya pensado y algunas que no. Esto puede llevar a la tentación de considerar descartar productos puntuales existentes que podrían estar haciendo un gran trabajo. O si el proveedor de ERP afirma ser capaz de realizar funciones de CRM, podría tener la tentación de deshacerse del software CRM actual como una forma de consolidarlo en una plataforma y ahorrar dinero.

Esto sería un error, afirma Michael Larner, analista principal de ABI Research, porque cada plataforma ERP tiene fortalezas y debilidades cuando se trata de módulos individuales. Tenga cuidado con los proveedores que tratan de ser todo para todas las personas, dice.

El peligro es que los nuevos módulos ERP podrían no ofrecer toda la funcionalidad que está buscando. “Hay una razón por la que la gente compra herramientas dedicadas”, agrega Larner, quien recomienda que las organizaciones realicen un análisis exhaustivo característica por característica de lo que promete el proveedor y adopten el mejor enfoque de su clase.

5. No tener una estrategia de datos integral

“Así van los datos, así es el proyecto”, dice Martindale de Navint.

Para un proyecto ERP exitoso, una organización necesita realizar una evaluación de cómo se almacenan los datos heredados, cómo se pueden agregar, desbloquear y alinear con el nuevo sistema ERP.

La organización también necesita averiguar cómo planea integrar los datos de ERP, CRM y otros sistemas para proporcionar una visión completa de los procesos comerciales.

Los datos también juegan un papel clave en la fase de prueba e implementación, señala Martindale. El viejo adagio de “basura adentro, basura afuera” se aplica aquí. Las organizaciones necesitan depurar y racionalizar sus datos para que los datos del mundo real de fuentes como órdenes de trabajo abiertas y saldos abiertos puedan usarse mientras se prueba, ajusta y optimiza el sistema.

“La gente ve el ERP como datos en una gran caja negra; no piensan en cómo usar esos datos para hacer avanzar el negocio ”, advierte Adam Crigger, presidente de Preferred Strategies. No se trata sólo del contenido de los datos, también es el formato en el que se presentan los datos a los empleados. Las organizaciones deben pensar en las formas en que los datos se pueden transformar en formatos fácilmente consumibles mediante la visualización y la tecnología de inteligencia empresarial (BI).

6. Resultados demasiado prometedores del análisis de datos

Uno de los beneficios comerciales más importantes de una actualización de ERP es la capacidad de analizar datos con aprendizaje automático y sistemas de inteligencia artificial para obtener información empresarial revolucionaria. Pero la IA ha sido demasiado prometedora durante años, y las organizaciones deben tener una comprensión clara de lo que la IA puede ofrecer y lo que no.

Larner de ABI advierte que los sistemas de aprendizaje automático son buenos para lidiar con cambios incrementales en el entorno operativo, pero no son tan útiles cuando hay un cambio monumental, como las interrupciones de la cadena de suministro que las organizaciones experimentaron al comienzo de la pandemia.

Larner recomienda que las empresas de determinadas industrias vayan más allá de lo que puede ofrecer el aprendizaje automático e investiguen la tecnología de gemelos digitales, que permite a las organizaciones realizar ejercicios hipotéticos y simulaciones que pueden proporcionar cursos de acción alternativos en caso de una interrupción comercial importante.

7. No desarrollar una estrategia en la nube

No hay duda de que la nube es el futuro de ERP, por lo que un ciclo de actualización es el momento perfecto para considerar migrar aplicaciones a la nube o mover funciones específicas a SaaS.

“Dados los beneficios de la tecnología en la nube, para la mayoría sería un error no considerar seriamente la posibilidad de alejarse del alojamiento local o dedicado, y considerar la posibilidad de volver a implementar su producto local existente en una nube de infraestructura pública o en una nube comunitaria más especializada. Esta es una tendencia que hemos visto en los últimos años. Satisface la estrategia de ‘la nube primero’ y permite a los adoptantes cosechar los beneficios potenciales de flexibilidad, seguridad, rendimiento y reducción de costos que esto puede traer ”, argumenta Vivian, de Claremont.

Pero el sólo hecho de “levantar y cambiar” las aplicaciones heredadas a la nube representa una oportunidad perdida, particularmente en el entorno de nube híbrida actual, donde los procesos comerciales probablemente se ejecutan en todas partes.

Las empresas deben realizar un inventario de su estado de aplicaciones y determinar qué aplicaciones deben refactorizarse y reescribirse para la nube, cuáles son apropiadas para SaaS y cuáles deben permanecer en las instalaciones por motivos de seguridad, normativos o por alguna otra razón.

8. No identificar áreas que requieran personalización

“La tendencia clara en ERP es hacia la estandarización en lugar de la personalización”, declara Crigger, de Preferred Strategies. Si una organización puede lograr una estandarización del 80%, todavía queda un 20% de los procesos comerciales que deben personalizarse. En ese momento, las empresas deben tomar decisiones difíciles. ¿Pasamos por el dolor de la personalización o cambiamos el proceso? Es necesario identificar y abordar esos tipos de puntos de decisión.

Martindale se refiere a esto como el problema de la “brecha de ajuste”. Él dice que siempre habrá brechas entre lo que el proveedor promete entregar y las necesidades de la organización. Comprender esas brechas permite a las empresas tomar decisiones de compra informadas y evitar decepciones en el futuro.

Recomienda que la primera opción debería ser alterar el proceso empresarial para evitar la personalización, si es posible.

9. Descuidar al usuario final

Es fundamental incluir a los líderes empresariales en el proceso de planificación, pero es igualmente importante mantener a toda la empresa al tanto del hecho de que se está trabajando en una actualización de ERP y que podría afectar la forma en que hacen su trabajo.

Nunca querrá una situación en la que, al comienzo de la fase de implementación, los líderes de TI estén explicando la implementación a los usuarios finales y alguien diga: “¿Por qué estamos haciendo esto?”, “¿por qué tengo que aprender un sistema completamente nuevo?”, “¿esto me ralentizará y hará mi vida más difícil?”

Más allá de mantener al usuario final informado, un proyecto de ERP es una oportunidad para transformar las formas en que los empleados experimentan e interactúan con los procesos comerciales, dice Herbert de Forrester.

Imagine cuánto más entusiasmados estarán los empleados, o dicho de otra manera, cuánto podría reducirse el retroceso potencial, si el proyecto ERP también incluye oportunidades de bajo costo y sin código para que los empleados ayuden a desarrollar sus propios flujos de trabajo y procesos.

O si pueden, como parte del nuevo sistema, usar realidad aumentada o gafas de realidad virtual para crear experiencias de manos libres. O poder usar comandos de voz en lugar de tener que escribir algo. Herbert afirma que “hay tantas experiencias nuevas que son posibles” y las organizaciones no deberían preocuparse por implementarlas.

10. No presupuestar lo suficiente para el proyecto

Al igual que con cualquier esfuerzo de TI, es probable que un proyecto de ERP cueste más de lo presupuestado inicialmente. Por lo tanto, las organizaciones deben asegurarse de que los líderes empresariales hayan asignado suficiente dinero para la actualización y sean conscientes de la probabilidad de que TI vuelva a pedir más.

Por ejemplo, las empresas a menudo subestiman el costo total de una migración a la nube porque no siempre tienen en cuenta el aumento de los costos de conectividad y los costos inesperados para mover datos entre la nube y el centro de datos.

Luego están los problemas de capacitación y personal asociados con una actualización importante de ERP. Muchas empresas se dan cuenta de que no tienen la experiencia interna para llevar a cabo un proyecto ERP importante y recurren a una empresa de servicios de TI de terceros para que les ayude a planificar e implementar el nuevo sistema.

En muchos casos, la relación se vuelve permanente y el proveedor de servicios de TI asume las funciones de monitoreo y mantenimiento, lo que genera un gasto continuo adicional.

Neal Weinberg, CIO.com

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