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Movilidad

Los desafíos de la transición hacia un modelo de oficina híbrida

José Luis Becerra Pozas

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Al inicio del confinamiento se tenían dudas e incertidumbre sobre trasladar las operaciones de las organizaciones a un esquema de home office. Pese a ello, y debido a las restricciones, las empresas se vieron obligadas a adoptar el trabajo remoto.

A más de un año del confinamiento, los mitos del trabajo en casa han quedado atrás. De acuerdo con datos de firmas de análisis como Gartner, a nivel mundial el trabajo remoto creció de 29% (antes del COVID-19) a 76% en abril de 2020.

Estos datos demuestran que la resiliencia del negocio está siendo definida por los cambios presentes del día a día y con la incertidumbre del mañana. Por otro lado, PWC demuestra que el 54% de los CFOs de las empresas en América permanecerán en esta modalidad de trabajo a distancia, sobre todo en aquellas posiciones que lo permitan.  

Sin embargo, las empresas se están enfrentando a un nuevo desafío: el retorno seguro a las actividades laborales en espacios compartidos. Ahora, además de superar todo lo relacionado con el trabajo remoto, las organizaciones deben garantizar a sus colaboradores un regreso seguro a los espacios físicos de trabajo. Las organizaciones ya transitan hacia un modelo de trabajo híbrido, un estilo de operar con altas probabilidades de arraigarse indefinidamente y en el que la flexibilidad se convertirá en un término más imperativo.

Las semanas laborales de los empleados podrán dividirse en días para acudir a la oficina y días para trabajar desde casa o cualquier otro lugar con acceso a las herramientas tecnológicas necesarias para cumplir con sus funciones.

A partir de ahora, la complejidad de la organización aumentará debido la readaptación de los espacios de trabajo, la cual está estrechamente relacionada con la tecnología y digitalización. Alestra, empresa con experiencia en proyectos transformación digital, establece que para transitar con éxito hacia un modelo de trabajo híbrido de trabajo es necesario considerar cuatro aspectos clave:

1. Repensar el diseño del trabajo

La aceleración de los negocios a partir de nuevas tecnologías ya es una realidad que va en franco crecimiento. Un claro ejemplo es la adopción de la Inteligencia Artificial como parte de la evolución de las bases tecnológicas que soportan a un negocio. Es impresionante darse cuenta cómo algo que parecía ciencia ficción ya comienza a consolidarse en los procesos operativos de organizaciones a nivel mundial.

Con ésta y otras herramientas tecnológicas, los tomadores de decisiones logran establecer nuevas políticas internas y replantear las estrategias de contacto entre colaboradores, clientes y proveedores.

Otro ejemplo claro es la considerable reducción del intercambio físico de documentos gracias a soluciones como la robotización de procesos (RPA) que, a través del uso de “bots” e Inteligencia Artificial, reconocen, gestionan y validan archivos de manera automática e integran los resultados a un proceso.

Asimismo, a través de la automatización de procesos, empresas que tienen la necesidad de realizar contrataciones masivas de personal, pueden hacerlo desde plataformas automáticas con filtros preestablecidos que seleccionarán a los perfiles ideales para cada puesto. Incluso, después del proceso de contratación, con ayuda de soluciones de realidad virtual, los nuevos empleados podrán capacitarse de manera remota y así cumplir con los lineamientos establecidos de sana distancia y garantizar la integridad de las personas.

Por último, para asegurar que no existan pérdidas en la continuidad de las operaciones entre los colaboradores, ahora en el esquema de trabajo físico como remoto, es importante contar con herramientas y soluciones de colaboración efectivas que involucren a las aplicaciones para conectarse con su red de trabajo hasta la infraestructura necesaria que posibilite una comunicación clara, nítida y con la menor interrupción posible.

2. Interacción de los colaboradores

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Establecer un ambiente seguro para los colaboradores es vital para mantener y optimizar la productividad de las organizaciones; por lo tanto, al habilitar controles que garanticen la seguridad en sus operaciones remotas, las personas contarán con las herramientas y facilidades para desempeñar sus labores efectivamente.

Existen múltiples soluciones para robustecer la seguridad en ubicaciones físicas, una de ellas es el control de acceso inteligente con seguridad biométrica. Esta solución monitorea los accesos a los lugares de trabajo de forma segura integrándose con dispositivos contactless que reducen el riesgo de contagio por contacto con superficies contaminadas.  

El modelo híbrido de trabajo debe realizarse de forma planeada, ordenada y segura. Con soluciones de internet de las Cosas (IoT) como es el Control de Acceso Inteligente, la gestión del aforo de personas en espacios de trabajo será mucho más sencillo. Por ejemplo, mediante soluciones de Inteligencia Artificial es posible contabilizar de forma automática el número de personas en una sucursal o en un espacio cerrado.

Este caso de uso también puede emplearse en establecimientos mercantiles como tiendas de ropa, supermercados, filas virtuales, etc., ya que además de medir el aforo dentro del establecimiento, es posible identificar zonas de mayor concurrencia por producto o stand dentro de los comercios, identificar objetos, seguir y reconocer personas, entre otros.

Todas estas soluciones pueden ser monitoreadas en tiempo real a través de un solo tablero de control inteligente, que puede ser operado desde una ubicación distinta al área de trabajo desde casi cualquier dispositivo.

3. La experiencia también es importante

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El cumplimiento de todas las normas de seguridad puede convertirse en un proceso largo, tedioso y algunas veces complicado. Por esto, es importante considerar la experiencia al momento de hacer los cambios de procesos, tanto para clientes internos como externos. Por ejemplo, en empresas que cuentan con grandes cantidades de personal: en este proceso de transición al modelo híbrido es posible que los colaboradores tengan dudas o quieran consultar aspectos específicos. En este caso, soluciones de automatización de interacciones como son las plataformas conversacionales y a través de asistentes virtuales de texto y voz (chatbots y voicebots) son ideales para responder las 24 horas del día, desde dudas frecuentes hasta levantar reportes sobre incidentes físicos o técnicos, y también para efectuar la gestión de solicitudes hacia el departamento de Recursos Humanos.

4. Mantener la integridad de la organización

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Todo lo anterior sólo será posible si las organizaciones garantizan la integridad de sus negocios a través de una estrategia de transformación bien definida, dirigida, con prioridades bien establecidas y sin dejar de lado la seguridad de su información.

Para caminar hacia un modelo híbrido es necesario consultar a los expertos para identificar qué es lo que mejor se adapta a las necesidades de cada organización. Servicios de consultoría en transformación digital son fundamentales para transitar con éxito hacia un modelo híbrido de operación efectiva.

Los nuevos modelos de productividad exigen innovar los procesos de trabajo y observarlos desde un ángulo que nos permita desarrollar nuevas habilidades.

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El autor de este artículo, Iván Felipe Álvarez, es Gerente de Integración de Sistemas y Transformación Digital de Alestra.

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