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Mapeo de procesos empresariales: ¿cómo funciona y qué beneficios aporta?

Redacción CIO México

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El mapeo de procesos empresariales es un marco que ayuda a las empresas a crear representaciones visuales de los procesos dentro de la organización.

Los procesos mapeados pueden incluir productos, software, servicios e incluso la incorporación o no de empleados. Las organizaciones también utilizan este marco para mejorar los procesos actuales o para trazar y crear nuevos procesos.

El mapeo de procesos también es útil para la capacitación, la auditoría interna, la asignación de funciones o RACI, el cumplimiento, la aclaración del flujo de trabajo y la mejora de los procesos empresariales.

Su origen

El mapeo de procesos empresariales tiene una larga historia que se remonta a la década de 1920, cuando Frank Bunker Gilbert Sr. dio a conocer el “diagrama de flujo de procesos” a la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME). Desde entonces, el marco ha evolucionado con actualizaciones regulares a medida que pasaba por las manos de varios ingenieros hasta la década de 1950. 

Con el tiempo, se adaptó para procesos comerciales más generalizados, en lugar de sólo para la ingeniería mecánica. Ahora ayuda a las organizaciones a crear nuevos procesos racionalizados y a mejorar los procesos que ya están implementados.

Métodos y técnicas 

Un mapa de procesos empresariales puede ayudar a la organización a ser más eficiente, reducir el desperdicio y obtener conocimientos y transparencia en las operaciones comerciales diarias.

Lo habitual es que el mapa de procesos de negocios lo tengan los analistas de negocios, pero en realidad pueden usarlo diversos puestos de trabajo de distintos sectores. En todo caso, si se usa, es necesario comprender bien cómo funciona, tanto si se es analista como si no.

¿Por dónde empezar?

Crear un mapa de procesos de negocio lleva tiempo y exige un trabajo, pero no tiene que ser demasiado complicado o estresante. 

Hay muchos ejemplos en Internet que pueden ayudar a construir un mapa de procesos propio; incluso se pueden encontrar fácilmente plantillas de trazado de procesos empresariales. La clave para crear un buen mapa de procesos empresariales incluye hacer preguntas, reunir un equipo de empleados relevantes, conseguir liderazgo y comprobar el éxito del proceso una vez que ha sido mejorado o implementado.

Hay muchos consejos sobre cómo crear un mapa de procesos, pero las mejores prácticas generales incluyen los siguientes pasos. El primero es identificar el proceso que debe ser mapeado y señalar los actores clave y los miembros del equipo que deben participar.

El segundo es recopilar todos los hechos reuniéndose directamente con las personas de ese departamento que trabajan con el proceso que se está analizando. Habrá que preguntarles el “quién, qué, dónde y cuándo” del trabajo que realizan para obtener una imagen detallada del proceso que se está evaluando o creando.

El tercer paso es determinar qué áreas del proceso pueden mejorarse, eliminar cualquier redundancia o desperdicio, analizar los datos y trazar un mapa de dónde está fallando o quedando rezagado el proceso y cómo debe cambiarse.

Una vez que se tengan todos los datos y los principales interesados o participantes, hay que crear el mapa visual del proceso. Se puede elegir entre diagramas de flujo, diagramas y software de terceros para crear dicho mapa. Otra opción es optar por seguir las plantillas de mapeo de procesos comerciales compartidas por otras empresas o por otros proveedores. Finalmente, el último paso es monitorizar las mejoras para comprobar cómo está funcionando. 

Para ver los cambios “en tiempo real”

La creación de un mapa de procesos empresariales puede ser tan simple como dibujarlo en una pizarra durante una reunión, pero si se tiene un equipo u organización grande con varios interesados repartidos por departamentos, se puede optar por un software de terceros para agilizar el proceso. 

Estas herramientas de software pueden ayudar a ver los cambios en tiempo real en un mapa de procesos, colaborar con otros miembros del equipo, hacer un seguimiento de los datos a lo largo del tiempo y ofrecer valiosos análisis a todas las personas involucradas. 

Las características típicas incluyen herramientas de colaboración en tiempo real, visualizaciones que ayudarán a las partes interesadas no técnicas a comprender el proceso, y plantillas y directrices para ayudarle a construir y crear diagramas de flujo del proceso.

Entre las herramientas y el software más populares para el mapeo de procesos empresariales se incluyen Lucidchart, Wrike, Heflo, Smartsheet, Asana, Tallyfly, Kissflow, Microsoft Excel, Microsoft Visio o Jira.

Sarah K. White, CIO EU

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