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Mejores prácticas

Proveeduría automatizada, el recurso de TI para un futuro menos incierto

Redacción CIO México

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Tras dos años desafiantes –y de grandes lecciones–, las empresas ya no deberían tener motivos para postergar la transformación digital de sus áreas de Compras.

Cuando la incertidumbre es lo que prevalece gracias al constante cambio, la innovación debe ser adoptada en todas las áreas de las empresas. En el mundo de los negocios, la pandemia por la COVID-19 siempre será recordada por dejarnos esta lección. 

Durante mucho tiempo, se ha pensado –erróneamente– que las actividades de Compras, dentro de las múltiples actividades empresariales, podrían ser consideradas de las “menos innovadoras”: ubicar proveedores, negociar precios y contratos, y garantizar que las materias primas se entreguen a tiempo.

Sin embargo, la crisis sanitaria nos mostró que la proveeduría no tiene nada de simple. ¿Cómo lograr que la organización reciba los insumos indispensables, si sus proveedores aún siguen afectados por los efectos de la pandemia?; ¿en dónde encontrar nuevos proveedores, lo más pronto posible, que realmente cumplan con los criterios de calidad, regulatorios y eficiencia que requiere la compañía? Y tan importante como lo anterior, ¿cómo gestionar con eficiencia estos desafíos de compras y abastecimiento en un entorno que aún no promete un regreso a la normalidad que teníamos hace dos años? La innovación siempre será la respuesta.

Más allá del portal de gestión

El futuro de la proveeduría está marcado por dos capacidades: la automatización de procesos y el análisis de datos. Con esto, cualquier organización estará mejor preparada para lidiar con situaciones excepcionales e inesperadas que impliquen amenazas para su operación. 

En la empresa KIO Networks, desde hace cuatro años, hemos trabajado de la mano de SAP Ariba, solución en la nube para mejorar y eficientar las tareas de proveeduría: búsqueda y selección de proveedores, gestión avanzada de contratos, seguimiento puntual de indicadores establecidos, cumplimiento regulatorio, entre otros.

Requerimos una herramienta que se adaptara a nuestros procesos de suministro, los cuales son sumamente particulares. Asimismo, teníamos que garantizar una plena integración con el sistema de gestión empresarial ya en operación. A estos requisitos, se le sumaban las necesidades específicas del área: agilidad para automatizar y hacer más eficientes los procesos de abastecimiento, garantizar la disponibilidad de información clave para la toma de decisiones, facilidad para generar métricas y reportes de desempeño, una capacidad que era indispensable, dado que sin estos parámetros no se puede valorar si un proceso realmente está mejorando. La solución que cumplió todas las expectativas la encontramos en SAP. 

A lo largo de estos años, en KIO Networks hemos descubierto que los beneficios superan las expectativas iniciales. No sólo contamos con una sólida capacidad de gestión para las tareas cotidianas de Compras y Abastecimiento, sino que estamos avanzando hacia lo que hoy llamamos como “el futuro de la proveeduría”.

En ese sentido, la información que obtenemos a través de la solución nos permite:

  • Detectar procesos que podemos automatizar, aplicando tecnologías como Inteligencia Artificial, entre otras. Esto permite que el área de Compras dedique su tiempo a labores de verdadero valor estratégico, y no a tareas que podrían atenderse en unos cuantos clics. A la velocidad que demanda la actual economía digital, es inadmisible tener procesos manuales para adquirir insumos, como material de oficina o garrafones de agua.
  • Analizar lo que ocurre de punta a punta en la cadena de abastecimiento y nuestros proveedores. Por ejemplo, tiempos de entrega, requisiciones rechazadas, desempeño, entre otras. Con la información que la tecnología nos permite identificar, se generan métricas que fortalecen la toma de decisiones. Estas habilidades analíticas son vitales para la capacidad de respuesta de nuestra área.
  • Tener tiempos de atención más veloces. Gracias a las capacidades obtenidas con SAP Ariba, el tiempo que pasa entre la generación de una solicitud de compra y su liberación en una orden de compra se ha logrado reducir en 80%. 

De acuerdo con un estudio de SAP y Oxford Economics, los líderes globales de proveeduría aprovechan la tecnología con una perspectiva de análisis e impacto directo al negocio (no sólo cumplir con las metas tradicionales del área de Compras): el 90% de las organizaciones aplica innovaciones de abastecimiento para implementar una proveeduría estratégica; el 77% invierte en soluciones tecnológicas para el área de Abastecimiento; y el 73% invierte en tecnologías de Analítica.  

Sin duda, la innovación en el área de Compras es una decisión inteligente, porque si bien un área de Abastecimiento atiende a los departamentos internos, su papel es fundamental en la satisfacción del cliente. Si las distintas áreas internas tienen el respaldo de procesos innovadores de compras (automatizados, eficientes, ágiles en tiempos de respuesta), la organización, al final del día, entregará los productos y servicios que cumplen las expectativas del consumidor final. 

Esa es otra lección, de los últimos dos años, que ya nunca debemos olvidar: en todos los espacios de una organización, incluso en aquellos donde muchos creen que es “imposible” innovar, la tecnología siempre será un valioso y estratégico aliado.

José Luis Cruz Elenes, Chief Procurement Officer (CPO) de KIO Networks.

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