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Videoconferencia, una tecnología con grandes beneficios

José Luis Becerra

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Es un hecho que la teleconferencia se está volviendo cada vez más parte de la vida empresarial. La capacidad de comunicar oficinas ubicadas en distintos puntos del planeta o a diferentes departamentos dentro de una corporación se convierte en un factor de competitividad, ahorro y productividad. Y se enriquece con la conjunción perfecta de audio, video, documentos y funcionalidades.

Según estimaciones de ABI Research, el mercado global de las comunicaciones unificadas tendrá un valor superior a los $2,000 millones de dólares para 2016.  Hoy, las ofertas en el mercado van desde las más sofisticadas y completas, hasta las más básicas.

Kogi Misugi, UCS Marketing Manager, Ricoh.

“Por un lado, existen sistemas de videoconferencia que utilizan hardware muy avanzado, con muy alta calidad de audio y video, que requieren una infraestructura dedicada y que resultan extremadamente costosos. Por otro, están aquellos que son muy básicos y personales, como Skype, que prácticamente no tienen ningún costo pero que no ofrecen la calidad suficiente y la seguridad de la comunicación no es robusta”, Kogi Misugi, UCS Marketing Manager de Ricoh.

Entre un extremo y otro, hay una brecha importante que no se ha capitalizado hasta ahora, en el que existen empresas que no cuentan con el presupuesto para implementar sistemas de videoconferencia pero que tampoco quieren arriesgarse a utilizar otros que pongan en peligro la seguridad de su información. Y es ahí donde Ricoh pone la mira para incursionar en el mercado de las comunicaciones unificadas y hacia donde apunta su solución denominada Unified Communication System P3000 (UCS P3000).

Cerrando la brecha

La portabilidad y prestaciones del UCS P3000 lo hacen ideal para departamentos como ventas, marketing y recursos humanos de las grandes empresas, así como para empresas pequeñas y medianas, de acuerdo con Kogi Misugi.

El sistema de comunicaciones unificadas de Ricoh se caracteriza por su portabilidad (tamaño A4 y 1.5 kg de peso), incorpora una cámara de 1.3 me­gapíxeles que ofrece un ángulo de visión de 94 grados y rotación de 270 grados. De igual forma, integra un micrófono omnidireccional con cancelación de eco y reducción de ruido, un altavoz de alta nitidez y conexión alámbrica e inalámbrica de 1MB.

Puede conectarse a una computadora mediante un puerto USB y compartir la pantalla con el resto de los participantes, quienes pueden ver la misma imagen a la vez, lo que hace la comunicación mucho más fluida. En lo que se refiere a la visualización, ésta se realiza a través de un monitor, una pantalla o un proyector, como el Ricoh PJ. “Puede incluso conectarse con un iPad o a un teléfono inteligente”, detalla el ejecutivo.

En este sentido, explica, mediante la utilización del códec de video H.264/SVC se conectan hasta 20 locaciones, y se muestra en pantalla nueve de ellas al mismo tiempo en diferentes configuraciones que van desde mostrar las nueve pantallas con el mismo tamaño, ampliar la imagen de la persona que habla y compartir pantalla de una computadora. La comunicación se establece a través de una libreta de direcciones, mediante una interfaz similar a la de un teléfono móvil.

Más ahorros, menos CO2

En el entorno global de hoy, las empresas tienen oficinas así como plantas de manufactura y distribución ubicadas en varios países, además de que deben atender a clientes con operaciones en diferentes puntos del planeta. De modo que contar con un sistema de videoconferencia como el UCS P3000 les ofrezca importantes beneficios.

A decir de Kogi Misugi, uno de los más palpables es la reducción de costos. El hecho de que un gerente de planeación, un vendedor o un ingeniero ya no tenga que desplazarse a diferentes puntos para reunirse con colegas o clientes reper­cute, sin duda, en ahorros significativos. Incluso, el propio Ricoh ha podido ahorrar millones de yenes gracias al uso interno de este sistema de videoconferencia. “Lo que le digo a los clientes es que hemos probado este sistema dentro de nuestra compañía y que hemos logrado ahorrar una cantidad significativa de recursos al no tener que gastar en viajes”, señala.

Asimismo, al estar en contacto directo con otros miembros de las empresas, el proceso de toma de decisiones críticas para el negocio se acelera. Su aplicación se extiende también para satisfacer las necesidades de capacitación remota y a distancia, y se fortalece la comunicación con clientes y proveedores o con sucursales y oficinas.

“El UCS P3000 es una solución que también contribuye a la protección del medio ambiente”, asevera el UCS Marketing Manager. Al realizar una menor cantidad de viajes en un mes, por ejemplo, la generación de dióxido de carbono se reduce considerablemente. “Estamos promoviendo el uso del marketing verde. Es algo bueno para el medio ambiente. De hecho, algunos miembros de mi equipo viajaban hasta diez veces al mes, y al menos dos veces por vía aérea; hoy no tienen que hacerlo gracias a los sistemas UCS P3000”.

La seguridad es un componente clave de la solución de videoconferencia de Ricoh. Así, toda la información que fluye a través de ésta – video, audio, archivos – está protegida desde su origen hasta su destino, gracias a la UCS Platform, que reside en la nube de servicios de Ricoh. “Se trata de nuestro centro de datos que controla todo el routing entre todo los dispositivos”, explica Misugi. “El cliente tiene que suscribirse por una cuota anual y la razón por ello es porque estamos usando nuestro sistema de nube a través del cual conectamos hasta 20 ubicaciones sin costo adicional”.

A todos estos factores se suman la capacidad de conectarse a través de una tableta o un teléfono inteligente, cuando no se tenga un UCS P3000 a la mano, por ejemplo, cuando se está en las oficinas de un cliente o en una oficina remota. “Sin duda, esto es una gran ventaja para los clientes y una oportunidad sin igual para nosotros. Muchos de nuestros vendedores van a visitar a un cliente y llevan consigo una computadora portátil, un iPad o un iPhone, y con eso es suficiente para conectarse con las oficinas corporativas para que alguien ahí pueda hacer un demo o explicar los atributos de un producto”, añade. Y para redondear estas opciones de conectividad, Misugi destaca la capacidad del sistema de conectarse a las ofertas de los competidores, gracias a un gateway que utiliza el protocolo H.323.

Gran potencial

La incursión de Ricoh al mercado de la videoconferencia ha tenido buena recepción entre sus clientes. Al día de hoy, son más de 600 clientes en el mundo quienes han adoptado el UCS P3000 y que se han adquirido más de 3 mil 400 unidades, comenta Misugi. Y echará mano de su fuerza de ventas global para integrar este novedoso producto en sus ofertas existentes.

Así, la compañía de servicios de gestión documental está cubriendo un nicho que no había sido atendido. “Estamos trabajando para mejorar aún más las prestaciones del nuestro sistema de conferencia, como la calidad del audio y de video, así como mayores opciones en el menú de servicios”, señala el UCS Marketing Manager. “Sin duda, la compañía está ante una gran oportunidad de ne­gocio”, concluye.

-CIO México

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